Cách giảm dung lượng File Excel [Chia sẻ kinh nghiệm thực chiến]

Trong quá trình làm việc với Excel, không gì khó chịu hơn khi phải xử lý các file có dung lượng quá lớn. File Excel dung lượng lớn không chỉ gây khó khăn trong việc lưu trữ và chia sẻ, mà còn làm chậm quá trình xử lý dữ liệu và khối lượng công việc. Có nhiều cách giảm dung lượng file Excel hiệu quả, giúp chúng ta tiết kiệm không gian lưu trữ và tăng tốc độ làm việc.

Trong bài viết này, Tin học Thành Luân sẽ đưa ra các phương pháp đơn giản để giảm dung lượng file Excel mà không ảnh hưởng đến dữ liệu hoặc chất lượng của file. Hãy cùng tìm hiểu và áp dụng những cách giảm dung lượng file Excel dưới đây để có thể làm việc với file Excel được mượt mà và hiệu quả hơn!

Nguyên nhân gây nặng File Excel

Có một số nguyên nhân chính gây nặng file Excel, bao gồm:

Dữ liệu lớn: Khi file Excel chứa một lượng lớn dữ liệu, như hàng ngàn hàng hoặc cột, dung lượng file sẽ tăng lên. Càng nhiều dữ liệu, càng nặng file Excel.

Định dạng và kiểu dữ liệu: Các định dạng và kiểu dữ liệu đặc biệt trong Excel, như định dạng ngày tháng, định dạng số thập phân hoặc các kiểu dữ liệu đặc biệt khác, có thể làm tăng dung lượng file.

Hình ảnh và đối tượng: Khi chèn hình ảnh hoặc các đối tượng như biểu đồ, hình vẽ vector, hay đối tượng OLE (Object Linking and Embedding), dung lượng file Excel sẽ tăng lên. Các hình ảnh có độ phân giải cao và đối tượng phức tạp cũng có thể gây tăng dung lượng.

Định dạng file: Excel hỗ trợ nhiều định dạng file, bao gồm XLS, XLSX, CSV,… Tuy nhiên, định dạng XLSX (Excel Workbook) thường có dung lượng nhỏ hơn so với định dạng XLS (Excel 97-2003 Workbook).

Định dạng và kiểu định dạng dữ liệu không cần thiết: Trong quá trình làm việc với Excel, có thể có định dạng và kiểu định dạng dữ liệu không cần thiết, như định dạng font, màu sắc, ký tự đặc biệt, hoặc các định dạng không cần thiết khác.

Những nguyên nhân trên có thể cộng dồn lại và làm tăng dung lượng file Excel. Vậy chúng ta xem dung lượng file ở đâu để biết được file Excel của chúng ta đang bị nặng hay không.

Hướng dẫn xem thông tin, dung lượng file Excel

Để xem thông tin và dung lượng của một file Excel, bạn hãy làm theo các bước dưới đây:

Bước 1: Mở File Explorer trên máy tính của bạn bằng cách nhấn tổ hợp phím “Windows + E“.

Bước 2: Tìm đến vị trí lưu trữ của file Excel. Click chuột phải vào file Excel và chọn “Properties” (Thuộc tính) trong menu xuất hiện.

Bước 3: Hộp thoại Properties xuất hiện, bạn sẽ thấy thông tin chi tiết về file Excel, bao gồm kích thước (dung lượng) của file.

Ở mục “Size” hoặc “Size on disk” (Kích thước hoặc Kích thước trên ổ đĩa), bạn có thể xem dung lượng của file Excel, được hiển thị bằng đơn vị bytes, kilobytes (KB), megabytes (MB) hoặc gigabytes (GB).

Bạn có thể xem bảng quy đổi đơn vị thông tin tại trang Wikipedia tại đây

Nếu Size của file Excel vẫn đang là kilobytes(KB) thì file Excel của bạn vẫn chưa phải là nặng quá. Còn nếu là Megabytes(MB) thì file của bạn đang bị nặng và cần phải tối ưu cũng như giảm dung lượng file lại.

Các cách giảm dung lượng FIle Excel hiệu quả

Dưới đây sẽ là những cách giảm dung lượng file đơn giản mà hiệu quả được mình test thực tế qua rất rất nhiều file trong quá trình mình làm việc cả với học viên và những đồng nghiệp của mình.

Xóa định dạng bị thừa trên sheet không cần thiết

Bạn hãy kiểm tra trên sheet file excel của bạn có bị một trong số những định dạng không cần thiết dưới đây không nhé:

Bôi màu nền cả cột A trong khi cột A dữ liệu mới tới ô 20 --> Xóa bỏ định dạng từ ô A21 tới hết bằng cách vào tab Home/ Clear/ Clear All hoặc Clear Formats

Kẻ viền cho toàn bộ bảng tính trên sheet --> Xóa viền toàn bộ bảng tính, chỉ tô viền cho phạm vi bảng của bạn

Gộp ô quá nhiều bằng Merge and center --> bỏ gộp ô, chọn những ô cần gộp đó vào dialogbox Format Cells, tại Horizontal chọn “Center Across Selection”, tại Vertical chọn “Center”.

Loại bỏ những link từ các file excel khác tới

Vì sao lại có những link từ file Excel khác tới? Ví dụ trong bảng tính A của bạn đang sử dụng công thức hàm vlookup hoặc một công thức nào đó link tới bảng tính B của file Excel khác thì đây chính là những đường link ngoại. Khi bạn xóa bảng tính B đi thì những đường link trong bảng tính A không được update sẽ báo lỗi.

Bạn hãy để ý sẽ có một vài lần gặp phải trường hợp khi mở file Excel xuất hiện hộp thoại thông báo đường link cũ đã bị thay đổi, hãy thay đổi lại đường link cũ đó và trên hộp thoại có nút “Edit link”.

Và chính điều này cũng gây ra file bị chậm đi rất nhiều do khi mở file Excel, Excel sẽ thực hiện tính toán, các công thức sẽ chạy ngay khi các bạn mở file Excel đó và dĩ nhiên các link bị thay đổi kia sẽ làm cho Excel phải đi tìm kiếm link đó còn tồn tại không. Phần tìm kiếm này sẽ mất khá nhiều thời gian do đó mà khi chúng ta mở file excel lên bị mất khoảng chừng vài giây file Excel đang load.

Để xử lý, các bạn hãy làm theo các bước dưới đây:

Bước 1: Truy cập vào tab DATA chọn Edit Link

Bước 2: Tìm tới các link đã bị thay đổi sau đó ấn Delete để xóa

Làm xong 2 bước này, bạn ấn Save để lưu file lại và tắt file đi mở lại xem còn bị chậm không nhé!

Tối ưu công thức

Phần tối ưu công thức này, không phải ai cũng có thể làm được vì nhiều khi công thức của bạn là cố định. Vậy nên trong phần này, bạn cần phải nâng cao được trình độ và tư duy của bạn vào xử lý bài toán bằng công thức hoặc lập trình với vba.

Các bạn có thể tham khảo khóa học Excel cơ bản tới nâng cao của Tin học Thành Luân để biết nhiều hơn về cách sử dụng hàm một cách hợp lý và hiệu quả.

Loại bỏ các Object

Phần này rất quan trọng vì gần như các bạn đều không biết, Object trong Excel này bạn không thể nhìn thấy, chỉ khi nó được chọn mới thấy được. Ví dụ như một vạch kẻ màu đen nhưng lại nằm đè lên dòng kẻ bảng của bạn rất khó để nhìn ra được. Sau khi bạn đã làm các phương pháp trên mà vẫn không thấy giảm dung lượng tí nào thì rất có thể nguyên nhân chính là Object.

Các bước xử lý loại bỏ object rất đơn giản:

Bước 1: bạn vào từng File Excel, bấm tổ hợp phím F5 hoặc Fn+ F5(đối với Laptop)

Bước 2: Bạn chọn tiếp “Special…” tích chọn “Objects” ấn OK

Sau 2 bước này sẽ xảy ra 2 trường hợp:

• Một là, xuất hiện thông báo không có object nào: Bạn hãy kiểm tra tiếp các sheet khác, hoặc qua tiếp các phương pháp dưới đây
• Hai là, xuất hiện rất nhiều các object như ảnh dưới: Đây chính là nguyên nhân gây nặng file mà mình hay gặp phải nhất mà ít ai biết cách này

Sau khi bạn đã ấn Delete các object này xong, bạn ấn Save lưu file lại, tắt file đi mở lại xem đã giảm dung lượng file excel và mượt hơn chưa nhé!

Nén ảnh không bị mất chất lượng ảnh

Ảnh trong file Excel thường là những ảnh chất lượng, độ phân giải cao, một ảnh thường có dung lượng tầm 500kb tới 1mb nên gây ra nặng file. Cách xử lý nén ảnh mà vẫn giữ được chất lượng chỉ bằng một vài bước đơn giản, bạn theo dõi các bước bên dưới nhé!

Bước 1: Các bạn hãy chọn tất cả ảnh hoặc ảnh cần phải chỉnh lại kích thước

Bước 2: Tùy chỉnh kích thước các ảnh của bạn để có thể nhìn được (Bước này rất quan trọng)

Do khi nén ảnh, nếu bạn để kích thước của ảnh nhỏ không nhìn thấy được thì khi bạn phóng to ảnh ra sẽ bị vỡ ảnh, không thể nhìn được nữa.

Bước 3: Bạn truy cập tab “Picture Format” chọn tiếp “Compress Pictures”

Bước 4: Tại hộp thoại “Compres Pictures” hãy tích vào các tùy chọn ở mục “Resolution – chất lượng hình ảnh”

• High Fidelity: Giữ nguyên chất lượng ban đầu
• HD (330 ppi): Chất lượng tốt chuẩn HD
• Print (220 ppi): Chất lượng tốt với máy in và màn hình
• Web (150 ppi): Chất lượng tốt cho web và dự án
• Email (96 ppi): Chất lượng thấp để chia sẻ

Ở đây, theo như kinh nghiệm của mình sẽ chọn Email (96 ppi) để giảm dung lượng tối đa cho file Excel. Sau khi chọn các tùy chọn nén xong, bạn ấn Save lưu file và tắt đi mở lại xem đã mượt hơn chưa nhé!

Xử lý dữ liệu trang tính hơn 10 nghìn dòng

Khi dữ liệu trang tính của bạn là quá nhiều mà không thể tách chúng ra được, hãy sử dụng các phương pháp phía trên. Có một phương pháp cần được sử dụng đó là loại bỏ hết tất các định dạng của các ô trong bảng tính, chỉ để định dạng phần tiêu đề và tiêu đề các cột. Nghĩa là bảng tính của bạn chỉ còn lại dữ liệu.

Theo Microsoft, các phiên bản Excel có tổng số hàng và cột là 1.048.576 hàng với 16.384 cột, nếu như bạn để trang tính của bạn quá nhiều dòng cụ thể là hơn 10 nghìn dòng bạn nên tách một ít ra những sheet khác.

Ngoài ra, hãy hạn chế các công thức, nếu có công thức hãy biến công thức bằng giá trị. Bằng cách copy toàn bộ vùng hoặc cột chứa công thức chọn copy sau đó chuột phải chọn Paste/ Paste Option/ Paste Value (V).

Kiểm tra máy tính đang sử dụng

Nếu như tất cả các cách trên mà file Excel của bạn vẫn bị chậm, bạn cần kiểm tra lại máy tính hay laptop của bạn. Vì có thể máy tính của bạn đã bị cũ, cấu hình thấp không còn đủ tốc độ và hiệu xuất để xử lý được công việc, báo biểu.

Do đó, bạn cần nâng cấp phần cứng như main, chip, ram hoặc ổ cứng. Ví dụ như Chip đời cao hơn có tốc độ xử lý cao hơn sẽ giúp bạn tăng tốc độ xử lý tính toán công thức trong file excel của bạn hơn. Hay ổ cứng bạn nên chọn ổ cứng SSD vì tính Đọc/ Viết nhanh sẽ giúp bạn mở ứng dụng được nhanh hơn.

Bạn có thể tham khảo cấu hình máy dưới đây dùng cho cả laptop và máy tính để bàn:

• CPU: Core i3 thế hệ 10 trở lên hoặc Core i5
• RAM: Từ 4GB trở lên, tốt nhất là 8GB
• Mainboard: Đối với máy tính để bàn thì bạn chọn theo socket của mainboard để phù hợp với CPU và bus của RAM.

Trên đây là bài viết hướng dẫn giảm dung lượng file excel của mình, từ những kinh nghiệm thực tế khi đi làm hay các học viên của mình hay gặp phải đều được mình chia sẻ trong bài viết này. Hi vọng bài viết sẽ giúp các bạn tìm ra nguyên nhân chính gây ra nặng file Excel của mình, nếu có bất cứ thắc mắc nào hãy mạnh dạn để lại bình luận phía dưới bài viết này hoặc nhiều bài viết Excel chất lượng khác tại mục Excel cơ bản nhé!