2 Cách lấy lại file Excel chưa lưu và cách phòng tránh rủi ro

Trong quá trình làm việc với Excel sẽ có những lúc bạn sẽ phải bực mình và lo lắng do gặp phải trường hợp File Excel chưa lưu mà nó đã bị tắt mất. Nhiều bạn sẽ cho rằng phải làm lại toàn bộ File Excel đó, nhiều bạn sẽ vào lại bằng file Excel nhưng không biết cách lấy lại phần dữ liệu mình đã làm và phải làm lại. Do vậy, bài viết này mình muốn chia sẻ tới các bạn cách lấy lại file Excel chưa lưu và các cách phòng tránh rủi ro mất dữ liệu khi làm việc với file.

Bài viết của mình chia sẻ đều là kinh nghiệm bản thân và một phần lý thuyết để chỉ ra các bước lấy lại file Excel. Khi gặp trường hợp như này đừng lo lắng quá dẫn tới việc thử nhiều phương pháp sai dẫn tới mất toàn bộ dữ liệu. Trước hết, các bạn cần phải biết những tình huống, những trường hợp nào sẽ gây ra mất file.

Các tình huống dẫn tới việc bị mất dữ liệu file Excel

Có rất nhiều tình huống dẫn tới việc bị mất file mà chưa kịp lưu, bạn hãy tham khảo các trường hợp dưới đây xem bạn có đang gặp phải không nhé!

• Quên lưu: Nếu bạn quên lưu trong quá trình làm việc, mọi thay đổi sẽ bị mất khi bạn đóng tệp hoặc xảy ra sự cố.
• Sự cố máy tính: Các sự cố như mất điện, treo máy tính, khởi động lại bất ngờ hoặc lỗi phần mềm có thể làm mất dữ liệu nếu tệp chưa được lưu.
• Lỗi trong quá trình lưu file: Một lỗi hệ thống hoặc lỗi phần mềm có thể xảy ra trong quá trình lưu file dẫn đến việc file không được lưu đúng cách và bị hỏng.
• Xóa file Excel: Nếu bạn xóa file mà không cẩn thận, có thể không thể khôi phục lại tệp đó, đặc biệt nếu bạn đã xóa tệp khỏi thùng rác.
• Lỗi phần mềm hoặc file báo hỏng: Một tệp Excel bị hỏng có thể không thể mở hoặc bị mất dữ liệu khi bạn cố gắng mở nó.
• File bị nhiễm virus: Các tác động như virus máy tính, tấn công malware, hoặc thậm chí người khác truy cập máy tính của bạn và xóa dữ liệu có thể dẫn đến mất dữ liệu.
• Lỗi lưu trữ: Nếu bạn lưu tệp trên một ổ đĩa cứng hoặc thiết bị lưu trữ có lỗi, có thể dẫn đến việc mất dữ liệu

Cách lấy lại file Excel chưa lưu bằng AutoRecovery

Đây là cách bạn có thể kiểm tra nhanh xem file Excel của bạn vừa làm chưa kịp lưu có còn hay không, có 2 tình huống xảy ra khi bạn vừa chưa kịp lưu file Excel đó là:

• Trường hợp 1: Đang làm việc với Excel, máy bị đơ phải restart lại Excel khi mở lại Excel sẽ có các tùy chọn lấy lại file
• Trường hợp 2: Đang làm việc với Excel, máy bị sập hoặc để lâu và mở lại Excel không hiển thị các tùy chọn lấy lại File

Trường hợp 1

Khi bạn đang làm việc với Excel mà máy tính bị đơ (Not Responding) bạn phải restart lại file Excel đó, trước đó bạn chưa kịp lưu file. Khi mở lại file Excel sẽ xuất hiện tùy chọn phía bên trái cửa sổ làm việc như dưới đây:

Khi file Excel bạn vừa làm gặp phải tình huống trên mà chưa kịp lưu thì Excel sẽ hiển thị tùy chọn File lưu tạm thời cách đó 10 phút (Mặc định). Nên bạn có thể bấm vào tùy chọn đó để lấy lại phần nội dung bạn đã làm trong khoảng thời gian chưa lưu file. Bạn cũng nên kiểm tra file hiện tại xem có bị thiếu gì không, nếu không thiếu gì thì bạn cũng có thể bỏ qua phần tùy chọn File khi mở lên này.

Và đừng quên khi đã lấy lại được toàn bộ dữ liệu rồi thì hãy ấn Save để lưu lại file, và ở đây Excel sẽ bắt bạn lưu thành một file khác. Bạn hãy lưu lại file này và xóa file cũ đi nhé.

Trường hợp 2

Khi file Excel của bạn đã để lâu hoặc bạn nhỡ không bấm vào tùy chọn trên thì bạn có thể tìm file Excel lưu tạm bằng các bước dưới đây:

Bước 1: Mở Excel, Mở File vào Options

Bước 2: Truy cập tab Save và tìm đến dòng AutoRecover file location

Bước 3: Copy đường dẫn có trong ô

Bước 4: Mở thư mục trên máy tính, dán đường dẫn file vừa copy ở trên dán vào ô đường dẫn như hình dưới đây và ấn Enter

Bước 5: Sau khi xong bước 4, tất cả các file Excel lưu tạm thời sẽ hiển thị, bạn hãy tìm tới file Excel mà bạn muốn lấy lại và mở file Excel đó ra kiểm tra xem có đủ dữ liệu hay đúng file hay không?

Cách lấy lại file Excel chưa lưu bằng phần mềm Recovery

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm có thể khôi phục lại file Excel khi bạn chưa kịp lưu file, nhỡ xóa file hoặc muốn tìm lại các file Excel đã bị xóa từ lâu. Dưới đây, mình xin giới thiệu tới các bạn một vài phần mềm có thể khôi phục lại file Excel mà hoàn toàn miễn phí.

Recuva là một phần mềm miễn phí giúp khôi phục dữ liệu bị xóa một cách dễ dàng, bao gồm cả các tệp Excel chưa lưu. Đây là một công cụ phổ biến và dễ sử dụng.

Trang web: https://www.ccleaner.com/recuva

EaseUS Data Recovery Wizard: EaseUS Data Recovery Wizard có khả năng khôi phục dữ liệu bị mất do xóa, format, hoặc các sự cố khác. Nó hỗ trợ nhiều định dạng tệp, bao gồm cả Excel.

Trang web: https://www.easeus.com/datarecoverywizard/free-data-recovery-software.htm

Stellar Data Recovery: Stellar Data Recovery là một công cụ mạnh mẽ để khôi phục dữ liệu bị mất từ nhiều nguồn, bao gồm cả các tệp Excel không lưu.

Trang web: https://www.stellarinfo.com/data-recovery-software.php

Disk Drill: Disk Drill có thể giúp khôi phục dữ liệu từ ổ đĩa cứng, thẻ SD, ổ USB, và nhiều nguồn lưu trữ khác, bao gồm cả tệp Excel bị mất hoặc chưa lưu.

Trang web: https://www.cleverfiles.com/disk-drill-windows.html

Lưu ý: Việc khôi phục dữ liệu có thể phụ thuộc vào nhiều yếu tố, như thời gian kể từ khi dữ liệu bị mất, hoặc mức độ hoạt động trên ổ đĩa sau khi mất dữ liệu. Hãy sử dụng phần mềm khôi phục dữ liệu cẩn thận và luôn sao lưu dữ liệu quan trọng của bạn để tránh mất dữ liệu nhé.

Cách phòng tránh rủi ro mất file

Để phòng tránh rủi ro mất tệp tin quan trọng, bạn nên thực hiện các biện pháp sau:

Sao lưu dữ liệu: Hãy sao lưu dữ liệu quan trọng của bạn ra một nơi an toàn như ổ cứng ngoài, dịch vụ lưu trữ đám mây như Onedrive (cloud), hoặc máy chủ dự phòng.

Sử dụng tính năng tự động lưu: Nếu các ứng dụng mà bạn sử dụng hỗ trợ tính năng tự động lưu như Microsoft Office, hãy kích hoạt nó để đảm bảo dữ liệu được lưu mỗi khoảng thời gian.

Thực hiện kiểm tra ổ đĩa: Định kỳ kiểm tra ổ đĩa của bạn để phát hiện và khắc phục sớm các lỗi có thể dẫn đến mất dữ liệu bằng cách tải về phần mềm Crystal Disk Infor để kiểm tra ổ cứng của mình có vấn đề gì không.

Không nên xóa thư mục quan trọng: Đừng xóa tệp hoặc thư mục quan trọng, hãy kiểm tra kỹ trước khi thực hiện thao tác này và bạn nên sao lưu chúng ra trước.

Chia sẻ: Tránh chia sẻ quá nhiều quyền truy cập đối với các người dùng khác trên máy tính hoặc mạng.

Cách cài đặt thời gian lưu file Excel tạm thời

Ngoài các cách phòng tránh rủi ro bị mất dữ liệu trên thì bạn có thể cài đặt thời gian lưu file để Excel có thể lưu liên tục mỗi một lần cách nhau bao nhiêu phút. Ví dụ chúng ta để mỗi 1 phút Excel sẽ lưu file 1 lần thì các bạn sẽ làm như sau:

Bước 1: Mở Excel, Mở File vào Options

Bước 2: Truy cập tab Save và tìm đến dòng Save AutoRecover information every

Bước 3: Điền số phút mà bạn muốn Excel lưu file cách nhau.

Bằng cách thực hiện các biện pháp trên, bạn có thể giảm thiểu nguy cơ mất tệp tin quan trọng và bảo vệ dữ liệu của mình an toàn hơn. Như vậy, với tất cả các chia sẻ cách lấy lại file Excel chưa lưu ở trên, mình hi vọng các bạn có thể lấy lại được file Excel. Các bạn có thể đọc nhiều bài viết hơn tại mục Excel cơ bản hoặc tham giá khóa học Excel online chọn lọc từ cơ bản tới nâng cao nhé!