Chia Sẻ [5 +] Cách lưu file Excel trên máy tính, google, onedrive, PDF, File VBA

Việc lưu file Excel trên các thiết bị khác nhau đã trở thành một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày của chúng ta. Nhưng bạn có biết cách mở rộng khả năng lưu trữ file Excel trên nhiều thiết bị khác nhau một cách hiệu quả? Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi vào chi tiết về vấn đề này.

Khi nói về việc lưu file Excel, không thể không nhắc đến các thiết bị di động như điện thoại thông minh và máy tính bảng. Đối với những người luôn on-the-go, việc lưu trữ và truy cập vào các file Excel trên các thiết bị này trở nên cực kỳ quan trọng. Một số ứng dụng di động đã ra đời nhằm hỗ trợ việc lưu trữ file Excel một cách dễ dàng và thuận tiện. Những công nghệ tiên tiến như đồng bộ hóa dữ liệu cũng giúp chúng ta truy cập file Excel trên nhiều thiết bị khác nhau một cách nhanh chóng.

Ngoài ra, việc lưu trữ file Excel trên các thiết bị máy tính cũng không kém phần quan trọng. Với sự phát triển của công nghệ, các máy tính ngày nay đã được tích hợp nhiều tính năng tiện ích. Ví dụ, Windows đã được cung cấp tính năng lưu trữ trực tuyến thông qua OneDrive, cho phép người dùng truy cập và chỉnh sửa file Excel trên các thiết bị khác nhau một cách dễ dàng. Điều này giúp chúng ta tiết kiệm thời gian và công sức khi làm việc trên nhiều thiết bị.

Nếu bạn đang sử dụng các thiết bị Apple như iPhone, iPad hoặc MacBook, việc lưu trữ file Excel cũng không bị hạn chế. Apple đã tích hợp tính năng iCloud Drive để đồng bộ hóa và truy cập file Excel trên các thiết bị của họ. Điều này mang lại sự tiện ích và linh hoạt cho người dùng, giúp họ làm việc hiệu quả và chia sẻ nhanh chóng các file Excel trên nhiều thiết bị khác nhau.

Đối với những người dùng Android, Google Drive là một lựa chọn lưu trữ file Excel phổ biến. Với tính năng này, bạn có thể lưu trữ và chia sẻ file Excel trên nhiều thiết bị và truy cập dễ dàng từ bất kỳ đâu. Thêm vào đó, tính năng đồng bộ hóa cũng giúp người dùng tiện lợi trong việc lưu trữ và truy cập file Excel trên các thiết bị khác nhau.

Bài viết này, mình sẽ hướng dẫn các bạn các bước và chia sẻ các cách lưu file Excel một cách an toàn và dễ dàng sử dụng khi cần. Nào, chúng ta cùng đi tìm hiểu ngay thôi!

Cách lưu file trên máy tính với SAVE và SAVE AS

Trong Excel, khi làm việc trực tiếp trên máy tính bạn có thể lưu file bằng Save hoặc Save As. 2 cách lưu này khác nhau như thế nào? Hãy xem các bước và ý nghĩa của nó dưới đây nhé.

Save

Save là chức năng lưu trong Excel, khi bấm chọn SAVE nó sẽ giúp bạn lưu toàn bộ nội dung mà bạn vừa tạo hoặc nội dung bạn vừa thay đổi trên bảng tính hiện tại. Các bước lưu file Excel bằng SAVE như sau:

Bước 1: Bấm vào FILE và chọn SAVE

Nếu với FILE Excel mà trước đó bạn đã lưu rồi nó sẽ lưu lại nội dung mà bạn vừa chỉnh sửa (bạn có thể bấm tổ hợp phím Ctrl + S để lưu File). Còn nếu là file Excel mới, bạn vừa tạo nội dung xong thì chúng ta sẽ sang bước 2.

Bước 2: Bấm chọn Browse và chọn vị trí để lưu file Excel

Bước 3: Đặt tên cho File Excel và bấm OK

SAVE AS

Trong Excel, “Save As” là một chức năng cho phép bạn lưu một bản sao của File làm File mới với tên và vị trí lưu khác nhau. Khi bạn sử dụng chức năng “Save As”, bạn có thể thay đổi tên tệp, vị trí lưu, và thậm chí định dạng tệp mà bạn muốn lưu. Khi bạn muốn tạo một bản sao của File Excel gốc để thực hiện các thay đổi mà không làm ảnh hưởng đến File Excel gốc.

Khi bạn sử dụng chức năng “Save As”, bạn có thể lưu tệp với các định dạng khác nhau như Excel Workbook (.xlsx), Excel Macro-Enabled Workbook (.xlsm), Excel 97-2003 Workbook (.xls), PDF (.pdf), v.v. Điều này cho phép bạn tùy chỉnh cách File của bạn được lưu trữ để phù hợp với mục đích sử dụng và yêu cầu của bạn.

Các bước để tạo một bản sao từ File Excel gốc như sau:

Giả sử bạn có sẵn 1 file Excel vừa mới chỉnh sửa nội dung trên đó và cần lưu sang một tên mới và vị trí mới.

Bước 1: Vào FILE và chọn SAVE AS

Bước 2: Nhấn vào Browse và chọn vị trí cần lưu

Bước 3: Đặt tên cho File Excel và nhấn SAVE

Cách lưu file Excel trên OneDrive

Giới thiệu OneDrive

Lưu trữ tệp Excel trên OneDrive không chỉ giúp bảo vệ dữ liệu mà còn cho phép bạn truy cập vào chúng từ bất kỳ nơi đâu có kết nối internet.

Từ phiên bản 2016 trở lên Excel cung cấp thêm cho người dùng một phương pháp lưu file khác đó là lưu trên đám mây (cloud) bằng OneDrive.

Bên cạnh việc sử dụng điện toán đám mây, người dùng còn có thể chia sẻ hoặc xuất trực tiếp file trên với người khác thông qua công cụ Excel nếu sử dụng nút lệnh OneDrive.

Nếu sử dụng Excel từ phiên bản 2019 trở đi, bạn sẽ nhận được gợi ý sử dụng OneDrive cho trang tính của mình. Trước tiên, bạn cần đăng nhập bằng tài khoản Microsoft để khởi động OneDrive.

Các bước cài đặt OneDrive lên công cụ Excel

Bước 1: Bấm chọn Sign In phía trên bên phải cửa sổ bảng tính

Bước 2: Nhập tài khoản mật khẩu Microsoft, nếu chưa có tài khoản bấm vào đây để đăng ký tài khoản Microsoft

Bước 3: Sau khi đăng nhập xong bạn có thể kiểm tra góc phải phái trên cửa sổ làm việc đã có tên hiển thị chưa nhé.

Các bước lưu File Excel trên OneDrive

Bước 1: Mở tệp Excel mà bạn muốn lưu trên OneDrive.

Bước 2: Nhấn vào tab File ở góc trái trên cùng của cửa sổ Excel chọn Save As (Lưu thành) từ menu

Bước 3: Bạn sẽ thấy OneDrive ở mục Personal, bạn hãy chọn vị trí để lưu tệp trên OneDrive.

Bước 4: Đặt tên File và chọn định dạng lưu (ví dụ: Excel Workbook *.xlsx*).

Bước 5: Nhấn Save (Lưu) để hoàn tất quá trình. File Excel của bạn đã được lưu trên OneDrive.

Lưu ý rằng tệp sẽ tự đồng bộ với tài khoản OneDrive của bạn, cho phép bạn truy cập vào tệp từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet và từ trang web OneDrive. Điều này làm cho việc chia sẻ và làm việc nhóm trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Cách lưu File Excel bằng chuyển đổi sang dạng PDF

Lưu File Excel sang định dạng PDF là một quy trình quan trọng để bảo vệ cấu trúc tài liệu và đảm bảo nội dung của File được hiển thị đúng cách trên nhiều thiết bị và hệ thống khác nhau.

Để chuyển đổi một tệp Excel sang định dạng PDF, bạn có thể làm theo các bước sau đây:

Bước 1: Mở tệp Excel mà bạn muốn chuyển đổi sang định dạng PDF.

Bước 2: Chọn tab File ở góc trên bên trái của cửa sổ Excel chọn Save As

Bước 3: Trong hộp thoại Save As, hãy chọn nơi bạn muốn lưu tệp PDF.

Bước 4: Mở danh sách thả xuống dưới Save as type và chọn “PDF (*.pdf)”.

Bước 5: Đặt tên cho tệp PDF nếu cần thiết và nhấn nút Save.

Bước 6: Một hộp thoại khác có thể xuất hiện để cấu hình các tùy chọn PDF. Tùy theo phiên bản Excel, bạn có thể có các tùy chọn khác nhau, chẳng hạn như chọn trang cần lưu, chất lượng hình ảnh và nhiều tùy chọn khác. Điều này tùy thuộc vào phiên bản Excel bạn đang sử dụng.

Bước 7: Sau khi bạn cấu hình các tùy chọn theo ý muốn, nhấn OK hoặc Save để bắt đầu quá trình chuyển đổi.

Tùy theo tốc độ xử lý của máy tính và kích thước tệp, quá trình chuyển đổi có thể mất một thời gian ngắn hoặc dài hơn.

Sau khi quá trình hoàn tất, bạn sẽ có một tệp PDF chứa nội dung từ tệp Excel ban đầu. Hãy kiểm tra tệp PDF để đảm bảo rằng nội dung đã được chuyển đổi nguyên vẹn.

Cách lưu File Excel tự động bằng Auto Recovery

Đây là tính năng tự động lưu File Excel rất hay nhằm hạn chế việc bạn chỉnh sửa nội dung xong mà quên chưa lưu File gây mất file dữ liệu.

Đọc thêm:

• Cách lấy lại File Excel chưa lưu

Để bật tính năng tự động lưu File Excel bằng Auto Recovery, các bạn hãy theo dõi các bước phía dưới đây nhé:

Bước 1: Chọn tab File ở góc trên bên trái của cửa sổ Excel chọn Options

Bước 2: Sau khi hộp thoại Excel Options xuất hiện, bạn bấm chọn tab Save

Bước 3: Bấm chuột trái vào Save AutoRecover information every đổi thành 1 phút, sau đó bấm OK để hoàn thành thiết lập.

Vậy là sau khi làm xong 3 bước trên, cứ mỗi 1 phút Excel sẽ lưu File của bạn và bạn sẽ không lo bị mất dữ liệu mà chưa kịp lưu nữa.

Cách lưu file Excel sử dụng VBA đuôi .XLSM

Đối với người lập trình chuyên nghiệp VBA Excel thì các bạn có thể bỏ qua, còn đối với những bạn không biết về VBA Excel hãy xem các bước lưu File với đuôi .XLSM nhé.

Khi bạn tham khảo 1 đoạn mã được viết bằng VBA Excel và làm theo các bước như trên mạng để chạy đoạn mã đó nhưng khi lưu lại và lần sau mở ra thì bị mất đoạn mã đó. Nguyên nhân được giải thích như sau: Khi bạn lưu File Excel đó, Excel mặc định để đuôi .XLSX nghĩa là lưu dưới dạng File Excel thông thường. Và File Excel của bạn do có đoạn mã VBA, bạn sẽ phải lưu với đuôi .XLSM các bước lưu như sau:

Bước 1: Chọn tab File ở góc trên bên trái của cửa sổ Excel chọn Save As

Bước 2: Chọn Browse và chọn vị trí lưu File Excel

Bước 3: Điền tên file sau đó chọn kiểu File tại Save as type là Excel Macro-Enabled Workbook (*.xlsm)

Bước 4: Nhấn Save để lưu lại FILE Excel

Cách lưu file Excel lên Google Drive

Một cách nữa để bạn có thể lưu File Excel an toàn đó là đưa file Excel lên Google Drive. Cách này bạn cần phải có một tài khoản Gmail, sau đó chỉ cần truy cập vào địa chỉ https://drive.google.com/drive/my-drive và đưa File Excel lên. Hãy cùng xem các bước thực hiện dưới đây nhé:

Bước 1: Mở sẵn Google Drive của bạn và mở sẵn vị trí File Excel mà bạn muốn đưa lên

Bước 2: Kéo thả File Excel của bạn vào giữa phần Drive của tôi

Đối với cách này, bạn có thể chia sẻ với những người khác, đặt chê độ quyền hạn chế hay mở rộng là tùy vào bạn muốn chia sẻ như thế nào.

Việc lưu trữ file Excel trên các thiết bị khác nhau không còn là vấn đề quá phức tạp như trước đây. Với sự phát triển của công nghệ, chúng ta có thể dễ dàng mở rộng khả năng lưu trữ và truy cập vào các file Excel trên nhiều thiết bị khác nhau. Hãy sử dụng các ứng dụng và tính năng được cung cấp bởi các nhà sản xuất thiết bị để làm việc hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

Các bạn cũng có thể đọc nhiều bài viết hơn tại mục Excel cơ bản trên trang web tinhocthanhluan.com nhé!