Cách xóa dòng trống trong Excel: Hướng dẫn đơn giản và hiệu quả

Trước khi bắt đầu, hãy cùng tìm hiểu về tầm quan trọng của việc xóa dòng trống trong Excel và những lợi ích mà nó mang lại. Dòng trống trong bảng tính Excel có thể gây ra các vấn đề liên quan đến thẩm mỹ, tính toán sai lệch và làm giảm hiệu suất làm việc. Bài viết này Tin học Thành Luân sẽ hướng dẫn bạn cách xóa dòng trống một cách hiệu quả trong Excel để tối ưu hóa công việc của bạn.

Tại sao cần xóa dòng trống trong Excel?

Dòng trống trong Excel là các hàng không có giá trị dữ liệu nào hoặc chỉ chứa các giá trị trống. Nếu giữ những dòng trống này có thể ảnh hưởng xấu đến các nội dung khác sau:

Tính thẩm mỹ: Dòng trống làm cho bảng tính trở nên lộn xộn và khó đọc, gây trở ngại trong việc sắp xếp và phân tích dữ liệu.

Tính toán sai: Nếu bạn thực hiện các phép tính trên toàn bộ dãy dữ liệu, các dòng trống có thể làm sai lệch kết quả tính toán.

Hiệu suất làm việc: Trong các bảng tính với dữ liệu lớn hàng chục nghìn dòng, việc duyệt qua các dòng trống có thể làm giảm hiệu suất làm việc và làm chậm quá trình xử lý dữ liệu.

Các cách xóa dòng trống trong Excel

Sử dụng lọc dữ liệu để tìm và xóa dòng trống:

Sau khi thực hiện tạo bộ lọc Filter như ảnh trên thì các bước lọc dòng trống như sau:

Bước 1: Bấm vào mũi tên quay xuống tại phần tiêu đề bảng

Bước 2: bỏ chọn “Select All” sau đó kéo xuống dưới tích chọn “Bank”

Bước 3: Các dòng trống sẽ được hiển thị, bạn chọn các dòng trống đó và  nhấn Ctrl + “–” để xóa các dòng này hoặc chuột phải chọn Delete.

Sử dụng Special để xóa dòng trống:

Bước 1: Bôi đen vùng cần xác định dòng trống

Bước 2: Bấm vào “Find & Select” ở góc phải trên cùng của cửa sổ Excel sau đó chọn “Go To Special”

Hoặc các bạn bấm tổ hợp phím Fn + F5 (đối với laptop), F5 (đối với máy tính để bàn)

Bước 3: Xuất hiện hộp thoại “Go to Special” chọn “Blanks” và nhấn “OK”

Bước 4: Các dòng trống trong vùng chọn sẽ hiển thị, bạn chỉ cần chuột phải chọn “Delete” hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + “-“.

Xóa dòng bằng sử dụng code VBA Excel:

Đối với những người có kiến thức về VBA (Visual Basic for Applications), bạn có thể sử dụng đoạn mã VBA để tự động xóa các dòng trống trong Excel. Dưới đây là một ví dụ mã đơn giản để thực hiện việc xóa dòng tự động:

Bước 1: Bấm vào “Developer” trên thanh công cụ

Nếu trường hợp bạn chưa dùng Macro bao giờ,hãy làm theo các bước như sau: Vào File/ Option/ Customize Ribbon/ Tích vào công cụ “Developer” ấn “OK”.

Bước 2: Vào công cụ “Developer” chọn “Visual basic” sau đó chuột phải vào “Microsoft Excel Objects” chọn Insert/ Module

Bước 3: nhập đoạn mã VBA dưới đây vào module vừa tạo

Sub XoaDongTrong()

Dim sh As Worksheet

Set sh = Sheet1

Dim lr As Long

lr = sh.Range(“A1000”).End(xlUp).Row

i = 0

For i = 3 To lr

If IsEmpty(sh.Cells(i, 1)) = True Then

sh.Range(sh.Cells(i, 1), sh.Cells(i, 7)).EntireRow.Delete

End If

Next i

End Sub

Sau khi nhập xong bạn hãy thử bằng cách bấm vào mũi tên tam giác màu xanh hoặc ấn F5 để chạy Macro.

Việc xóa dòng trống trong Excel là một kỹ năng quan trọng giúp tối ưu hóa bảng tính và tăng hiệu suất công việc. Bằng cách sử dụng các phương pháp như lọc dữ liệu, chọn dòng trống bằng “Go To Special” hoặc sử dụng mã VBA, bạn có thể nhanh chóng xóa các dòng trống không cần thiết. Tuy nhiên, bạn cần cẩn thận và kiểm tra kỹ trước và sau khi xóa để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và tránh mất mát dữ liệu quan trọng.