Cách xóa ô trong Excel và những vấn đề cần tránh

Trong Excel, việc xóa ô là một kỹ năng cơ bản mà bất kỳ người sử dụng nào cũng cần nắm vững. Thao tác này cho phép bạn điều chỉnh dữ liệu một cách linh hoạt và làm cho bảng tính trở nên gọn gàng, chính xác hơn. Dù bạn làm việc với bảng tính có dữ liệu lớn, báo cáo phức tạp, hay chỉ đơn giản là cần chỉnh sửa dữ liệu, việc biết cách xóa ô sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá cách xóa ô trong Excel một cách chi tiết, từ việc chọn ô cần xóa đến cách sử dụng các công cụ trong Excel để thực hiện thao tác này một cách chính xác và an toàn. Bạn sẽ nắm rõ cách xóa ô và những điều cần lưu ý để tránh mất dữ liệu quan trọng.

Bất kể bạn mới bắt đầu sử dụng Excel hay đã là người đã có kinh nghiệm, việc biết cách xóa ô sẽ là một kỹ năng vô cùng quan trọng. Bây giờ, hãy cùng Tin Học Thành Luân tìm hiểu các cách xóa ô trong Excel nhé!

Giới thiệu ô trong Excel

Trong Excel, ô là một phần cơ bản tạo nên bảng tính, đóng vai trò lưu trữ thông tin như văn bản, con số, ngày tháng, và công thức tính toán. Các ô được sắp xếp thành hàng và cột, tạo nên một mạng lưới dễ dàng để tổ chức và quản lý dữ liệu. Việc hiểu rõ về ô trong Excel là quan trọng để bạn có thể làm việc hiệu quả với dữ liệu và các thao tác với ô.

Mỗi ô trong Excel được định danh bằng một cặp chỉ số (số hàng và chữ cái cột). Do vậy khi bạn xóa ô thì chúng ta cũng cần phải biết địa chỉ ô cụ thể là gì, tránh xóa bị sai.

Không thể xóa ô bằng phím Delete

Bạn cần phân biệt giữa xóa nội dung có trong ô và xóa ô là như thế nào. Xóa nội dung trong ô là chỉ xóa phần nội dung còn định dạng ô và ô thì không xóa mà giữ nguyên. Còn xóa ô nghĩa là loại bỏ ô đó từ định dạng ô tới nội dung ô sẽ bị xóa đi.

Và khi bạn dùng phím Delete trên bàn phím để xóa thì nó chỉ có tác dụng xóa đi nội dung trong ô mà thôi, còn định dạng ô sẽ vẫn giữ nguyên. Xóa bằng Delete áp dụng trên một ô hoặc một vùng dữ liệu, do vậy mà chúng ta không thể xóa ô bằng phím Delete.

Cách xóa ô trong Excel

Trong Excel, có rất nhiều cách xóa ô nhanh và hiệu quả, dưới đây sẽ là những cách xóa ô không làm ảnh hưởng tới dữ liệu trong bảng của bạn.

Xóa ô bằng cách dùng phải chuột

Cách đầu tiên này rất dễ và đơn giản, việc bạn phải làm khi xóa ô là chọn ô và chuột phải ô đó và chọn DELETE. Bạn có thể xem cách xóa ô như ảnh dưới đây:

Bước 1: Chọn 1 ô hoặc nhiều ô cần xóa, nhấn phải chuột vào ô vừa chọn chon Delete sẽ xuất hiện bảng DELETE

Bước 2: Có 2 lựa chọn xóa ô ở đây:

Shift cells left: Khi chọn lựa chọn này, khi xóa ô đi những ô bên phải ô bị xóa sẽ đẩy sang trái thay thế ô bị xóa đó. Bạn hãy xem ảnh phía dưới đây, ô bị xóa đóng khung màu xanh lá cây, phần khung màu đỏ chính là các ô nằm phía bên phải ô bị xóa đẩy sang bên trái.

Shift Cells Up: Khi chọn tùy chọn này, sẽ xóa ô được chọn và cá ô bên dưới ô bị xóa sẽ đẩy lên trên thay thế. Bạn có thể xem ảnh dưới đây:

Xóa ô bằng phím tắt (ctrl + -)

Cách thứ hai mình muốn giới thiệu tới các bạn đó là dùng phím tắt thay cho sử dụng chuột phải, cách này rất đơn giản, bạn chỉ cần chọn 1 ô hoặc nhiều ô cần xóa và bấm tổ hợp phím Ctrl + “-” trên bàn phím sẽ hiện ra bảng chọn như cách trên. Lúc này bạn sẽ chọn 1 trong 2 tùy chọn như cách trên sẽ xóa được ô muốn xóa.

Xóa ô bằng công cụ Delete

Một cách đơn giản tiếp theo đó là dùng Delete trên thanh công cụ, các bước cũng cực kỳ đơn giản:

Bước 1: Chọn 1 ô hoặc nhiều ô cần xóa

Bước 2: Bấm vào Delete trên thanh công cụ và chọn Delete Cells

Bước 3: Lúc này bạn làm các bước tương tự như cách đầu tiên

Xóa ô bằng sử dụng VBA Excel

Cách này dành cho những bạn rành về VBA viết một đoạn mã để có thể xóa 1 ô trong Excel. Bạn cũng có thể xóa nhiều ô trong Excel bằng cách này, tham khảo đoạn mã VBA xóa ô dưới đây nhé:

Sub XoaOToanBo()

    Dim ws As Worksheet

    Dim cell As Range

‘ Đặt các biến làm việc với Sheet và ô cụ thể cần xóa   

Set ws = ThisWorkbook.Sheets(“Sheet1”) ‘ Ðổi tên Sheet1 thành tên Sheet bạn cần xóa

    Set cell = ws.Range(“K8”) ‘ Ðổi địa chỉ ô A1 thành địa chỉ ô bạn cần xóa

    ‘ Xóa toàn bộ nội dung và định dạng của ô

    cell.Delete

End Sub

Để viết được đoạn mã này bạn hãy làm theo các bước như bên dưới đây:

Bước 1: Nhấn ALT + F11 để mở trình soạn thảo VBA.

Bước 2: Chọn “Insert” > “Module” để thêm một Module mới.

Bước 3: Dán mã VBA vào Module vừa tạo.

Bước 4: Thay đổi tên Sheet và địa chỉ ô cần xóa theo nhu cầu của bạn.

Bước 5: Quay lại bảng tính Excel và chạy macro bằng cách nhấn ALT + F8, sau đó chọn macro “XoaNoiDungO“.

Những vấn đề hay gặp phải khi xóa ô và cách khắc phục

Khi xóa ô trong Excel bằng VBA hoặc bằng cách thủ công, có một số vấn đề thường gặp phải và cách khắc phục chúng. Dưới đây là một số vấn đề thường xảy ra và cách giải quyết:

Xóa sai ô: Đôi khi bạn có thể xóa sai ô, chẳng hạn như xóa một ô khác mà không định nghĩa đúng địa chỉ ô cần xóa. Để khắc phục, hãy kiểm tra kỹ lại địa chỉ của ô bạn đang xóa và đảm bảo nó đúng.

Xóa cả hàng hoặc cột: Nếu bạn không cẩn thận, có thể xóa toàn bộ hàng hoặc cột chứa ô mà bạn muốn giữ. Để tránh điều này, hãy đảm bảo rằng bạn chỉ xóa nội dung của ô cụ thể, không phải cả hàng hoặc cột.

Đọc thêm:

• Cách xóa hàng trong Excel
• Cách xóa nhiều sheet trong Excel

Xóa các đối tượng liên quan: Nếu ô chứa các đối tượng như hình ảnh, biểu đồ hoặc các đối tượng OLE, việc xóa ô có thể gây ra lỗi trong tài liệu của bạn. Trước khi xóa, hãy kiểm tra xem có các đối tượng nào được liên kết với ô và xử lý chúng theo cách phù hợp.

Lỗi truy cập dữ liệu ngoại tuyến: Nếu bạn xóa một ô liên kết với dữ liệu từ nguồn ngoại tuyến (như một trang web), khi bạn không kết nối mạng, ô đó có thể hiển thị lỗi. Để khắc phục, bạn có thể cân nhắc xóa liên kết này và sử dụng giá trị tĩnh thay vì liên kết động.

Lỗi giao diện người dùng: Trong quá trình thao tác với VBA, có thể gây ra lỗi trong giao diện người dùng hoặc mã VBA có thể không chạy đúng cách. Để khắc phục, bạn cần kiểm tra mã VBA của mình, đảm bảo nó hoạt động chính xác và thử lại.

Mất dữ liệu quan trọng: Một rủi ro lớn khi xóa là mất dữ liệu quan trọng. Để tránh điều này, hãy sao lưu dữ liệu trước khi xóa, sử dụng các tính năng khôi phục như “Undo” (Ctrl + Z) hoặc thực hiện thao tác xóa trên một bản sao của tệp để thử nghiệm trước.

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn cách xóa ô trong Excel đơn giản, nhanh nhất, hi vọng các bạn có thể nắm bắt được các cách trên để chọn ra cách nhanh nhất cho mình. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo các bài viết mới nhất tại mục Excel cơ bản trên website tinhocthanhluan.com của mình. Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết.