Hàm COUNTIF là gì? Cách sử dụng hàm ĐẾM có điều kiện

Trong excel, khi nhắc tới hàm điều kiện so sánh người ta hay nhắc tới hàm IF còn khi dùng để đếm giá trị theo điều kiện nhất định thì người ta sẽ nhắc tới hàm Countif. Hàm Countif là một hàm rất mạnh mẽ trong Excel giúp bạn đếm các giá trị dựa vào 1 điều kiện, hàm này cũng có thể kết hợp được với nhiều hàm khác nhau. Bài viết này, Tin Học Thành Luân sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết về cách sử dụng hàm Countif cũng như thực hành thông qua các ví dụ thực tế.

Mỗi một hàm so sánh điều kiện sẽ mang lại một chức năng hoàn toàn khác nhau, ví dụ như hàm IF sẽ dùng để so sánh điều kiện trả về kết quả đúng hoặc sai hoặc hàm điều kiện Iferror sẽ trả về kết quả khi công thức bên trong nó bị lỗi. Do đó, khi bạn gặp một bài toán cần sử dụng tới hàm nào hoặc cần phải sử dụng theo yêu cầu của bài toán thì bạn hãy chọn cho đúng hàm. Nó sẽ giúp bạn tối ưu công thức, không làm chậm file của bạn.

Hàm COUNTIF là gì?

Hàm Countif là hàm dùng để đếm các giá trị trong một bảng tính, 1 vùng bao gồm cột, hàng dựa trên một điều kiện nhất định. Từ “Countif” tách ra sẽ được “Count – đếm” và “If – nếu” dùng cho hàm điều kiện. Hàm Countif chỉ có 1 điều kiện duy nhất giống như hàm Sumif,  khi muốn đưa vào nhiều điều kiện hơn bạn cần sử dụng hàm Countifs hoặc tính tổng có điều kiện là hàm Sumifs.

Cú pháp hàm Countif: =COUNTIF(range, criteria)

Trong đó:

• range: Phạm vi cần đếm giá trị theo điều kiện – cột, hàng hoặc 1 bảng bất kỳ. Phạm vi có thể chứa các số, chữ hay ngày tháng,…
• criteria: Điều kiện áp dụng trên phạm vi để xác định được ô nào chứa giá trị thỏa mãn điều kiện

Cách sử dụng và ví dụ thực tế

Hàm Countif sử dụng cũng rất đơn giản nhưng khó nhất là phần đặt điều kiện đối với những bạn mới, đừng lo bài viết này mình sẽ lấy ra các trường hợp từ đơn giản tới phức tạp để bạn có thể biết cách đặt điều kiện. Đầu tiên, chúng ta sẽ bắt đầu với ví dụ đơn giản dưới đây trước nhé!

Ví dụ hàm COUNTIF đơn giản

Ví dụ ta có bảng trên cần đếm hình thức thuê “Thực hành” thì ta sẽ làm như sau: Do cần đếm giá trị là văn bản nên khi bạn đặt vào điều kiện cần cho vào trong dấu ngoặc kép. Ta có công thức hàm Countif đơn giản như sau:

=COUNTIF(B3:B11, “Thực hành”)

Trong đó:

• B3:B11: Phạm vi cột cần đếm giá trị
• “Thực hành”: Điều kiện áp dụng lên phạm vi là hình thức thuê “Thực hành”

Kết quả trả về là 3. Tương tự bạn có thể viết công thức đếm số hình thức thuê “Internet” nhé!

Hàm COUNTIF trong trường hợp văn bản (TEXT)

Hàm COUNTIF trong Excel có thể được sử dụng để đếm số lần một giá trị cụ thể xuất hiện trong một phạm vi dữ liệu. Khi bạn làm việc với dữ liệu văn bản, bạn có thể sử dụng COUNTIF để đếm các văn bản cụ thể. Dưới đây là một ví dụ về cách sử dụng COUNTIF trong trường hợp điều kiện đếm là văn bản.

Giả sử bạn có một danh sách tên các sản phẩm trong cột A và bạn muốn đếm số lần một sản phẩm cụ thể xuất hiện trong danh sách này. Hãy cùng xem bảng ví dụ sau đây:

Trong ví dụ này, bạn muốn đếm số lần từ “Bàn” xuất hiện trong danh sách. Để làm điều này, bạn có thể sử dụng hàm COUNTIF như sau:

=COUNTIF(B3:B8, “Bàn”)

Kết quả sẽ là 3, vì từ “Bàn” xuất hiện ba lần trong danh sách cột B từ B3 đến B8.

Hàm COUNTIF trong trường hợp so sánh số (NUMBER)

Hàm COUNTIF trong Excel cũng có thể được sử dụng để đếm các số, trong trường hợp có thể đếm các số nhỏ hơn, lớn hơn hoặc bằng một số cụ thể nào đó. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu ví dụ dưới đây nhé!

Giả sử bạn có một danh sách điểm số của các học sinh trong cột A và bạn muốn đếm số lượng học sinh có điểm trên 7.

Để đếm số lượng học sinh có điểm trên 7, bạn sẽ phải ghép đặt điều kiện >7 như này nhưng nếu bạn chỉ đặt =COUNTIF(B3:B8, >7) sẽ bị lỗi.

Bạn hãy lưu ý đối với điều kiện là số bạn phải đưa chúng vào trong dấu ngoặc kép như thế này: “<7”. Và ta sẽ có công thức như sau:

=COUNTIF(B3:B8, “>7”)

Kết quả sẽ là 3, vì chỉ có 3 học sinh có điểm trên 7 trong danh sách từ B3 đến B8.

Hàm COUNTIF cho phép bạn thực hiện các phép so sánh số học sinh có điểm thấp hơn, cao hơn hoặc bằng một ngưỡng nào đó trong danh sách dữ liệu số.

Hàm COUNTIF trong trường hợp so sánh Ngày tháng (DATE)

Hàm COUNTIF trong Excel cũng có thể được sử dụng để so sánh ngày tháng, áp dụng cho các bài toán kiểu đếm số học sinh, sinh viên sinh năm nào đó hoặc đếm số người vào làm việc trong tháng bất kỳ trong năm. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu qua ví dụ dưới đây nhé!

Giả sử bạn có một danh sách các ngày sinh của nhân viên trong cột A và bạn muốn đếm số lượng nhân viên sinh vào tháng 9 để tặng bánh sinh nhật.

Để đếm số lượng nhân viên sinh vào tháng 9, bạn cần thêm 1 cột phụ để tách tháng sau đó dùng hàm Countif để đếm số nhân viên sinh vào tháng 9. Do hàm Countif chỉ có duy nhất 1 điều kiện nên bạn không thể đếm số nhân viên trong tháng 9 khác năm được.

Đầu tiên, bạn thêm 1 cột phụ và dùng hàm MONTH để lấy tháng ra như sau: =MONTH(B3)

Tiếp theo bạn dùng hàm Countif đếm số nhân viên sinh tháng 9 như sau: =COUNTIF(C3:C8, “=9”)

Trong ví dụ trên, bạn cũng có thể dùng hàm mảng để đếm số nhân viên sinh vào tháng 9, tham khảo công thức dưới đây:

{=SUM(IF(MONTH(B3:B8)=9,1))}

Lưu ý: Sau khi kết thúc công thức bấm tổ hợp phím ctrl + shift + enter do công thức là công thức mảng.

Kết quả sẽ là 2 nhân viên sinh vào tháng 9 trong danh sách trên.

Hàm COUNTIF với điều kiện bắt đầu hoặc kết thúc bằng ký tự

Trong quá trình làm việc, học tập sẽ có một vài trường hợp bạn gặp phải tình huống phải đếm số lượng các giá trị mà điều kiện bắt đầu hoặc kết thúc bằng ký tự hoặc chuỗi nào đó. Trong ví dụ phần này, mình sẽ lấy ví dụ về trường hợp đếm số lượng khi kết thúc chuỗi bằng 1 ký tự và bắt đầu bằng 1 ký tự.

Số lượng ký tự tùy thuộc vào yêu cầu của bài toán, ví dụ 1 chuỗi ABCDEF trong 1 cột A cần đếm số lượng giá trị có chứa 2 ký tự cuối là “EF”. Thông thường, để tách ký tự khỏi chuỗi ta dùng các hàm xử lý chuỗi như hàm LEFT, hàm RIGHT, hàm MID. Nhưng trong Excel, có dấu * có thể đại diện cho các ký tự trước những ký tự cần lấy làm điều kiện.

Nếu dấu sao (*) đặt ở trước ký tự cụ thể nghĩa là nó đại diện cho các ký tự đằng trước ký tự cụ thể đó, hàm Countif sẽ chỉ quan tâm tới các ký tự đằng sau dấu sao (*) này. Và ngược lại, dấu sao (*) đặt ở sau ký tự cụ thể sẽ đại diện cho những ký tự đằng sau ký tự cụ thể đó.

Chúng ta sẽ có ví dụ sau:

Giả sử có 1 bảng Mã hàng cần đếm số ký tự chữ “C” ở cuỗi mỗi Mã Hàng. Để đếm được số Mã hàng mà ký tự cuối là chữ C ta sẽ thêm dấu * vào đằng trước ký tự chữ “C” và đưa vào trong dấu ngoặc kép. Ta sẽ công thức như sau: =COUNTIF(A3:A9, “*C”)

Tương tự, nếu ta muốn đếm số Mã hàng bắt đầu bằng chữ T, ta sẽ có công thức như sau: =COUNTIF(A3:A9, “T*”)

Như vậy, hàm Countif trong Excel có chức năng đếm kèm điều kiện cụ thể đa dạng trong việc triển khai các điều kiện với các toán tử lớn nhỏ hoặc bằng. Ngoài đếm được với các số thì còn có thể đếm được dạng văn bản, dạng ngày tháng hoặc ký tự đại diện. Hi vọng với bài viết này, các bạn có thể áp dụng được trong các bài toán gặp phải, các bạn có thể đọc nhiều bài viết chất lượng khác tại mục Excel cơ bản nhé!