Hàm IFERROR trong Excel là hàm gì? Cách sử dụng và ví dụ thực tế

Hàm IFERROR là một hàm bắt lỗi trong Microsoft Excel, giúp người dùng xử lý các lỗi và hiển thị kết quả dự phòng khi có lỗi xảy ra trong công thức. Thay vì xuất hiện thông báo lỗi khó chịu, hàm IFERROR cho phép bạn thiết lập giá trị hoặc hành động thay thế để đảm bảo tính ổn định của bảng tính.

Khi bạn thực hiện tính toán hoặc sử dụng các công thức phức tạp trong Excel, khả năng gặp phải lỗi là điều không thể tránh khỏi. Những lỗi này có thể bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân, chẳng hạn như chia cho số 0, tham chiếu đến ô trống, hoặc các giá trị không hợp lệ. Trong trường hợp này, hàm IFERROR sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy.

Với cấu trúc đơn giản, hàm IFERROR kiểm tra giá trị của một biểu thức. Nếu biểu thức không gây ra lỗi, hàm sẽ trả về kết quả của biểu thức đó. Tuy nhiên, nếu có lỗi xảy ra, bạn có thể xác định giá trị hoặc thông báo thay thế để hiển thị thay vì lỗi. Điều này giúp bảng tính của bạn trở nên mạnh mẽ hơn và dễ dàng quản lý hơn.

Hãy cùng Tin Học Thành Luân tìm hiểu cách sử dụng hàm IFERROR và các ví dụ thực tế mà trong quá trình làm việc, học tập chúng ta hay gặp phải nhé!

Hàm IFERROR là hàm gì?

Hàm IFERROR (viết tắt của “IF Error”) cho phép bạn kiểm tra một biểu thức hoặc một công thức nào đó. Nếu biểu thức đó trả về lỗi, hàm IFERROR sẽ thực hiện một hành động thay thế mà bạn đã xác định trước đó. Điều này giúp tránh các thông báo lỗi không mong muốn và giúp bảng tính trở nên chính xác hơn.

Cú pháp của hàm IFERROR khá đơn giản:

=IFERROR(value, value_if_error)

Trong đó:

• value: Đây là biểu thức hoặc công thức mà bạn muốn kiểm tra lỗi.
• value_if_error: Đây là giá trị hoặc kết quả mà bạn muốn hiển thị nếu biểu thức value gây ra lỗi.

Cách sử dụng hàm IFERROR và ví dụ thực tế

Để sử dụng hàm IFERROR, bạn chỉ cần thay thế phần value bằng biểu thức hoặc công thức bạn muốn kiểm tra, và thay thế value_if_error bằng giá trị bạn muốn hiển thị nếu có lỗi.

Ví dụ, nếu bạn có một công thức tính phép chia một số cho một số, nhưng nếu số bị chia là 0 thì bạn có thể sử dụng hàm IFERROR để hiển thị một thông báo thay vì lỗi không thể chia cho 0 #DIV/0!:

=IFERROR(A1/B1), “Không thể chia cho 0”)

Trong ví dụ này, nếu số trong ô B1 là số 0, thì hàm sẽ trả về thông báo “Không thể chia cho 0”.

Hàm IFERROR kết hợp hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP: Hàm này được sử dụng để tìm kiếm một giá trị trong một dãy dữ liệu và trả về giá trị tương ứng từ một cột khác. Cú pháp của hàm VLOOKUP là:

VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

• lookup_value: Giá trị mà bạn muốn tìm kiếm.
• table_array: Dãy dữ liệu chứa thông tin bạn muốn trích xuất.
• col_index_num: Số chỉ mục của cột mà bạn muốn trả về giá trị từ.
• range_lookup: [Tùy chọn] Chọn TRUE nếu bạn muốn tìm kiếm gần đúng, FALSE nếu bạn muốn tìm kiếm chính xác.

Hàm IFERROR: Hàm này đã được giới thiệu trong phần trên. Nó kiểm tra một biểu thức hoặc công thức và trả về giá trị thay thế nếu có lỗi.

Khi kết hợp Hàm IFERROR và Hàm VLOOKUP, chúng ta có thể tạo ra một cách thức an toàn để xử lý lỗi không tìm thấy dữ liệu khi tìm kiếm dữ liệu trong bảng.

Ví dụ, giả sử bạn có một bảng dữ liệu chứa thông tin về sản phẩm và giá của chúng. Bạn muốn tìm giá của một sản phẩm cụ thể bằng cách sử dụng Hàm VLOOKUP. Tuy nhiên, có khả năng sản phẩm đó không có trong bảng dữ liệu. Để xử lý trường hợp này, bạn có thể sử dụng Hàm IFERROR để thay thế bằng thông báo “Không tìm thấy sản phẩm”.

Công thức như sau:

=IFERROR(VLOOKUP(B3, $G$3:$H$5, 2, 0), “Không tìm thấy sản phẩm”)

Trong đó:

• B3 là sản phẩm bạn muốn tìm giá.
• $G$3:$H$5 là dãy dữ liệu chứa thông tin sản phẩm và giá.
• 2 là số chỉ mục của cột giá trong dãy dữ liệu.
• 0 để tìm kiếm chính xác.

Nếu sản phẩm không tồn tại trong dãy dữ liệu, Hàm IFERROR sẽ thay thế kết quả bằng thông báo “Không tìm thấy sản phẩm“. Và kết quả sẽ như sau:

Hàm IFERROR kết hợp hàm IF

Trong Microsoft Excel, bạn có thể kết hợp hàm IF và hàm IFERROR để xử lý lỗi và điều kiện trong các tình huống cụ thể. Hàm IF cho phép bạn thực hiện một kiểm tra điều kiện và trả về giá trị dựa trên kết quả của kiểm tra đó. Hàm IFERROR giúp bạn xử lý các giá trị lỗi mà bạn không muốn xuất hiện trong kết quả cuối cùng.

Cú pháp chung của hàm IF trong Excel là:

IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)

Trong đó:

• logical_test là biểu thức hoặc điều kiện mà bạn muốn kiểm tra.
• value_if_true là giá trị mà bạn muốn trả về nếu điều kiện (`test`) đúng.
• value_if_false là giá trị mà bạn muốn trả về nếu điều kiện (`test`) sai.

Chúng ta có ví dụ sau:

Giả sử bạn có một bảng tính với cột A chứa các số và bạn muốn kiểm tra xem số đó có lớn hơn 10 hay không. Tuy nhiên, nếu trong cột A có các giá trị lỗi (như văn bản thay vì số), bạn muốn hiển thị thông báo “Không phải là giá trị số” thay vì kết quả kiểm tra. Bạn sẽ có công thức như sau:

=IFERROR(IF(A1>10, “Lớn hơn 10”, “Không lớn hơn 10”), “Không phải là giá trị số”)

Trong đó:

• A1 là ô chứa số bạn muốn kiểm tra.
• Nếu A1 lớn hơn 10, công thức IF(A1>10, “Lớn hơn 10”, “Không lớn hơn 10”) sẽ trả về “Lớn hơn 10”.
• Nếu A1 không lớn hơn 10, công thức trên sẽ trả về “Không lớn hơn 10”.
• Nếu có lỗi xảy ra trong công thức trên (ví dụ: A1 chứa văn bản dạng TEXT), thì hàm IFERROR sẽ trả về ” Không phải là giá trị số” thay vì hiển thị lỗi.

Công thức này sẽ cho kết quả như bạn mong muốn, tức là hiển thị ” Không phải là giá trị số” cho các giá trị lỗi và kết quả kiểm tra điều kiện cho các giá trị hợp lệ.

Hàm IFERROR kết hợp hàm INDEX và MATCH

Khi bạn kết hợp hàm IFERROR với hàm INDEX và MATCH trong Excel, bạn có thể tìm kiếm một giá trị trong một phạm vi dựa trên một điều kiện (sử dụng hàm MATCH) và sau đó trả về giá trị tương ứng hoặc một giá trị thay thế nếu có lỗi xảy ra (sử dụng hàm IFERROR đưa lỗi đó về một thông báo cụ thể).

Cú pháp chung của hàm INDEX và MATCH là:

INDEX(array, row_num, [column_num])

MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])

Trong đó:

• array là phạm vi dữ liệu mà bạn muốn tìm kiếm giá trị trong hàm INDEX.
• row_num là số hàng của giá trị bạn muốn trả về trong phạm vi array.
• column_num là số cột của giá trị bạn muốn trả về trong phạm vi array (không bắt buộc, nếu bỏ qua thì chỉ trả về giá trị từ hàng được chỉ định bởi row_num).
• lookup_value là giá trị bạn muốn tìm kiếm trong hàm MATCH.
• lookup_array là phạm vi chứa dãy giá trị mà bạn muốn tìm kiếm lookup_value.
• match_type là cách tìm kiếm, có thể là 0 (tìm kiếm chính xác), 1 (tìm kiếm gần giống nhất lớn hơn), hoặc -1 (tìm kiếm gần giống nhất nhỏ hơn).

Chúng ta có ví dụ bên dưới đây:

Giả sử chúng ta có bảng số lượng sản phẩm bán ra bởi các nhân viên và yêu cầu là điền đơn giá từ Bảng Đơn Giá.

Để làm được bài toán cách tính đơn giá trong Excel này bạn cần phải sử dụng tới hàm dò tìm là INDEX và MATCH. Ở đây cột Tên Đơn Vị có 2 thành phần là 2 ký tự đầu và 3 ký tự cuối tương ứng với hàng và cột trong Bảng Đơn Giá. Do vậy cần phải dùng hàm LEFT để tách 2 ký tự đầu của Tên Đơn Vị và dùng hàm RIGHT để tách 3 ký tự cuối của Tên Đơn Vị đó.

Do bài viết ngày hôm nay về chủ đề hàm IFERROR nên mình sẽ cho 2 giá trị trong cột Tên Đơn Vị không có trong Bảng Đơn Giá. Chắc chắn kết quả sẽ là lỗi nên mình sẽ đưa hàm IFERROR kết hợp với hàm INDEX và hàm MATCH để đưa về thông báo “Không tìm thấy đơn giá” tránh hiển thị lỗi #/NA. Và chúng ta sẽ có công thức như sau:

Công thức: =INDEX($I$3:$J$6, MATCH(RIGHT(D2, 3), $H$3:$H$6, 0), MATCH(LEFT(D2, 2), $I$2:$J$2, 0))

Giải thích:

• $I$3:$J$6: Vùng dữ liệu đơn giá
• RIGHT(D2,3): Lấy 3 ký tự cuối chuỗi cột Đơn Giá
• $H$3:$H$6: Cột chưa 3 ký tự cuối trong Bảng Đơn Giá
• LEFT(D2,2): Lấy 2 ký tự đầu của chuỗi cột Đơn Giá
• $I$2:$J$2: 2 cột trong Bảng Đơn Giá

Và khi chúng ta kết hợp với hàm IFERROR sẽ như sau:

=IFERROR(INDEX($I$3:$J$6, MATCH(RIGHT(D2, 3), $H$3:$H$6, 0), MATCH(LEFT(D2, 2), $I$2:$J$2, 0)), “Không tìm thấy đơn giá”)

Kết quả sẽ là:

Hàm IFERROR kết hợp với công thức tính toán khác

Khi bạn kết hợp hàm IFERROR với các công thức tính toán khác trong Excel, bạn có thể xử lý các giá trị lỗi mà có thể xuất hiện trong kết quả của công thức tính toán. Các công thức tính toán ở đây như phép tính cộng, trừ, nhân chia các số hoặc tham chiếu tới các ô.

Phép nhân

Khi bạn thực hiện nhân 1 số với 1 số thì phép tính này không bị lỗi, nhưng khi nhân 1 số với 1 chuỗi ký tự dạng TEXT sẽ gây ra lỗi #VALUE!. Do đó chúng ta sẽ lồng hàm IFERROR vào để xử lý lỗi đó, hiện thông báo sẽ dễ nhìn hơn.

Ví dụ: ta nhân 2 ô A1 và ô B1, ô A1 có giá trị là số 5 còn ô B1 có giá trị là chuỗi “57ABC”. Chúng ta sẽ có có công thức như sau để thông báo lỗi không nhân được với nhau: =IFERROR(A1*B1, “Không thể nhân được với nhau”)

Phép chia

Phép chia dễ hiểu nhất và hay gặp nhất đó là khi bạn chia 1 số cho 0. Excel sẽ trả về kết quả #DIV/0! nghĩa là không thể chia cho số 0. Và để thay thế lỗi #DIV/0! bằng thông báo chúng ta sẽ dùng hàm IFERROR như sau: =IFERROR(A1/B1, “Không thể chia cho 0”)

Phép cộng và phép trừ tương tự như phép nhân.

Lưu ý khi sử dụng hàm IFERROR

Khi sử dụng hàm IFERROR trong Excel, có một số lưu ý quan trọng mà bạn nên lưu ý:

1. Lưu ý về loại lỗi: Hàm IFERROR chỉ xử lý các lỗi mà Excel xác định được. Các lỗi có thể bao gồm lỗi phép tính (như chia cho 0), lỗi dữ liệu (như tham chiếu không tồn tại), và các lỗi khác.
2. Xác định giá trị thay thế: Khi sử dụng hàm IFERROR, bạn cần xác định giá trị thay thế (hoặc thông báo) mà bạn muốn hiển thị nếu lỗi xảy ra trong công thức. Đảm bảo giá trị này phù hợp với mục đích của bạn và dễ hiểu cho người đọc bảng tính.
3. Kiểm tra kết quả: Trước khi hoàn thành bảng tính hoặc sử dụng dữ liệu, hãy kiểm tra kết quả của công thức chứa hàm IFERROR. Đảm bảo các giá trị thay thế được hiển thị như mong muốn và rằng các lỗi đã được xử lý đúng cách.

Những lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IFERROR

Khi sử dụng hàm IFERROR trong Excel, có một số lỗi thường gặp mà bạn nên lưu ý:

1. Không đặt IFERROR đúng cách: Một lỗi thường gặp là khi bạn không đặt hàm IFERROR đúng cách trong công thức. Cú pháp của hàm IFERROR là IFERROR(value, value_if_error), với value là công thức bạn muốn kiểm tra lỗi và value_if_error là giá trị bạn muốn trả về nếu có lỗi. Nếu bạn đặt thứ tự ngược lại hoặc bỏ sót một phần, công thức sẽ không hoạt động đúng.
2. Không kiểm tra kết quả: Trước khi hoàn thành bảng tính hoặc sử dụng dữ liệu, hãy kiểm tra kết quả của các công thức chứa hàm IFERROR. Điều này giúp bạn đảm bảo rằng các giá trị thay thế được hiển thị đúng cách và rằng các lỗi đã được xử lý một cách chính xác.
3. Lỗi do cú pháp: Đôi khi, lỗi có thể xuất phát từ việc sử dụng cú pháp không đúng cho các hàm hoặc toán tử trong công thức chứa IFERROR. Đảm bảo bạn đã sử dụng cú pháp đúng cho tất cả các thành phần trong công thức.

Khi sử dụng hàm IFERROR, quan trọng nhất là bạn phải kiểm tra và kiểm soát cẩn thận các trường hợp lỗi mà có thể xảy ra và đảm bảo rằng công thức của bạn hoạt động chính xác trong tất cả các tình huống.

hàm IFERROR là một công cụ quan trọng để làm cho bảng tính của bạn trở nên linh hoạt hơn và dễ đọc hơn bằng cách xử lý các giá trị lỗi một cách hiệu quả. Hi vọng với bài viết trên, các bạn sẽ biết được cách sử dụng của hàm IFERROR khi kết hợp với các hàm khác nhau trong Excel. Các bạn có thể đọc nhiều bài viết hơn tại mục Excel cơ bản để học nhiều kiến thức hơn!