Cách Sử Dụng Hàm Left Trong Excel – Kết hợp hàm IF, VLOOKUP, LEN, FIND

Hàm LEFT trong Excel hay hàm xử lý chuỗi là một trong những hàm cơ bản nhưng đầy tính linh hoạt. Nó có thể lấy ra các giá trị bên trái chuỗi và cũng có thể kết hợp được với rất nhiều hàm khác nhau. Trong bài viết này, Tin Học Thành Luân sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng hàm LEFT trong Excel cùng các ví dụ đơn giản tới nâng cao kết hợp với các hàm cơ bản khác như hàm IF, hàm VLOOKUP,…

Tùy vào từng trường hợp bài toán mà các bạn có thể kết hợp các hàm với nhau, ở đây hàm LEFT chịu trách nhiệm lấy giá trị bên trái chuỗi nên khi bạn kết hợp với hàm khác cần xem sự kết hợp hàm này sẽ trả về cái gì.

Hàm LEFT trong Excel là gì?

Hàm Left là hàm xử lý chuỗi ký tự, giúp người dùng lấy ra các ký tự bên trái một chuỗi, trong 1 ô nhất định, tính từ ký tự đầu tiên và số lượng ký tự cần lấy.

Cú pháp: =LEFT(text, [num_chars]) trong đó:

• text: 1 chuỗi hoặc 1 ô chứa chuỗi ký tự
• [num_chars]: số chữ số ký tự mà bạn muốn lấy bắt đầu từ ký tự đầu tiên, từ trái qua phải

Cách sử dụng hàm LEFT trong Excel đơn giản

Cách sử dụng hàm LEFT rất đơn giản, khi bạn cần lấy ra những ký tự bên trái chuỗi bạn thực hiện công thức như trên. Hoặc kết hợp với các hàm khác trong Excel cơ bản để xử lý bài toán. Mình có 1 ví dụ đơn giản như sau: Giả sử có 1 chuỗi “Tin Học Thành Luân” muốn tách lấy chữ “Tin Học” từ chuỗi ký tự ban đầu thì chúng ta sẽ có công thức như sau:

Công thức: =LEFT(C2,7)

• C2: Chuỗi ký tự “Tin Học Thành Luân”
• 7: Số ký tự muốn lấy, ở đây là 7 tương ứng với số ký tự chữ “Tin Học”, tính bao gồm cả dấu cách, chấm phẩy, hai chấm,…

Đây là 1 ví dụ đơn giản để bạn hiểu, vậy khi kết hợp với hàm khác thì chúng được dùng như thế nào? Hãy xem tiếp phần dưới đây. Đừng quên tải ví dụ thực hành về để vừa đọc bài viết vừa thực hành theo nhé!

Link tải: Tải ví dụ thực hành hàm LEFT trong Excel

Cách sử dụng hàm IF kết hợp hàm LEFT và ví dụ

Đầu tiên, sẽ là ví dụ hàm IF kết hợp với hàm LEFT trước, vì hàm IF bạn sẽ thường xuyên gặp trong quá trình làm việc hay học tập. Khi kết hợp với hàm IF, hàm LEFT sẽ là điều kiện logic của hàm IF. Hàm LEFT sẽ làm nhiệm vụ lấy các ký tự bên trái để so sánh với các giá trị so sánh khác. Lưu ý, khi so sánh, giá trị so sánh phải đưa vào dấu ngoặc kép bởi kết quả trả về của hàm LEFT là dạng TEXT (chữ). Chính vì điều này khiến cho các bạn mới học Excel sẽ gặp lỗi và không biết sửa như thế nào.

Ở cuối bài viết này, mình sẽ tổng hợp hết các lỗi mà trong quá trình sử dụng hàm LEFT hay gặp phải và hướng xử lý lỗi nhanh nhất và đơn giản nhất. Còn bây giờ, chúng ta sẽ làm 1 ví dụ về hàm IF kết hợp với hàm LEFT nhé.

Ta có ví dụ gồm 2 bảng Báo Cáo Bán Hàng và Bảng Đơn Giá, yêu cầu cần tính phí chuyên chở: =1% * Đơn Giá đối với mặt hàng loại 1 và 5% * Đơn Giá đối với mặt hàng loại 2.

Biết rằng, ký tự đầu của Mã Hàng là loại đơn giá, vậy chúng ta cần phải tách ký tự đầu tiên ra để so sánh xem mặt hàng hàng đó có đơn giá thuộc loại 1 hay loại 2. Đối với bạn mới học Excel, hãy tách từng phần một ra rồi mới ghép thành công thức hoàn chỉnh. Đầu tiên, bạn tách đơn giá ra bằng cách sử dụng hàm LEFT: =LEFT(A3,1).

Sau đó chúng ta sẽ đưa vào hàm IF để kiểm tra điều kiện xem kết quả thuộc loại đơn giá nào rồi viết công thức phí chuyên chở. Chúng ta có công thức hoàn chỉnh như sau:

Công thức: =IF(LEFT(A3,1)=”1″,1%,5%)*C3

Giải thích:

LEFT(A3,1)=”1″: Lấy ký tự đầu trong Mã HH so sánh với 1, lưu ý số 1 phải để trong dấu ngoặc kép vì kết quả trả về của hàm LEFT là kiểu TEXT (chữ). Hoặc bạn có thể dùng hàm VALUE để đổi kiểu TEXT (chữ) về kiểu NUMBER (số) cách sau thay cho LEFT(A3,1)=”1″ là: VALUE(LEFT(A3,1))=1

• 1%: Khi điều kiện đúng nghĩa là ký tự đầu tiên của Mã HH là 1 thì sẽ trả về kết quả 1% này
• 5%: Ngược lại khi điều kiện sai thì sẽ trả về kết quả 5%
• *C3: Nhân với đơn giá

Và công thức của hàm IF kết hợp với hàm LEFT sẽ như sau:

Các bạn lưu ý khi dùng hàm IF kết hợp hàm LEFT tại phần điều kiện so sánh nếu phải so sánh với kiểu số phải đưa giá trị so sánh kia vào trong dấu ngoặc kép. Hoặc thêm hàm VALUE vào trước hàm LEFT để chuyển đổi kiểu TEXT (chữ) thành NUMBER (số) nếu không công thức sẽ bị lỗi.

Chúng ta sẽ tiếp tục sang ví dụ thứ 2, lần này là một hàm rất phổ biến và là một trong những hàm được sử dụng nhiều nhất Excel đó chính là hàm VLOOKUP.

Cách sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp hàm LEFT và ví dụ

Hàm VLOOKUP là một hàm tìm kiếm, hàm dò tìm rất mạnh trong Excel, bạn nào làm nhiều bài tập có thể thấy hàm VLOOKUP xuất hiện rất nhiều trong các bài toán điền mặt hàng, tên sản phẩm,…Nếu Mã sản phẩm trong bảng chính và bảng phụ đều giống nhau thì chúng ta chỉ cần dùng một hàm VLOOKUP là đủ. Nhưng nếu trong Mã sản phẩm có chứa cả loại đơn giá 1 2 hay 3 nữa thì chúng ta sẽ cần phải dùng đến hàm LEFT.

Hàm VLOOKUP kết hợp hàm LEFT cũng áp dụng không chỉ dò tìm tên sản phẩm, tên học sinh mà còn áp dụng được rất nhiều loại bài toán khác nhau. Chúng ta sẽ đi tìm hiểu ví dụ dưới đây để thấy được cách sử dụng của 2 hàm này khi kết hợp với nhau.

Giả sử ta có 2 bảng Phiếu Giao Nhận và Sản Phẩm, cần điền Tên Sản Phẩm và Đơn Giá dò từ bảng Sản Phẩm. Nhắc tới tra cứu, dò tìm thì các bạn sẽ phải nhớ ngay tới hàm VLOOKUP, hàm HLOOKUP, hàm INDEX,… Trong ví dụ này mình sẽ dùng hàm VLOOKUP đại diện cho hàm tìm kiếm đó, mình sẽ nhắc lại về cú pháp hàm VLOOKUP như sau:

Cú pháp: =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) trong đó:

• lookup_value: giá trị dò tìm
• table_array: Vùng dữ liệu cần dò tìm giá trị
• col_index_num:Số thứ tự cột cần lấy giá trị
• [range_lookup]: Chỉ số tìm kiếm chính xác hoặc tìm kiếm tương đối

Quay trở lại ví dụ trên, nhìn vào cột Mã SP có thể thấy ngay được 2 bảng đều khác nhau, 2 ký tự đầu tiên của Mã SP ở bảng chính chính là Mã SP ở bảng phụ. Do đó khi dò tìm dữ liệu từ bảng chính, ta sẽ phải tách 2 ký tự đầu tiên của Mã SP để dò tìm trong bảng phụ kia. Và đường nhiên rồi, chúng ta sẽ sử dụng hàm LEFT để tách 2 ký tự đầu của cột Mã SP.

Chúng ta sẽ lại đi từng công thức một, sau đó mới ghép lại thành công thức hoàn chỉnh, công thức hàm LEFT tách 2 ký tự đầu của cột Mã SP: =LEFT(A5,2)

Sau khi tách xong, chúng ta sẽ viết công thức hàm VLOOKUP rồi ghép luôn hàm LEFT vào, ta có công thức như sau:

Công thức: =VLOOKUP(LEFT(A5,2),$A$12:$B$15,2,0)

• LEFT(A5,2): Lấy ra 2 ký tự đầu của Mã SP dò tìm trong Bảng Sản Phẩm
• $A$12:$B$15: Vùng dò tìm giá trị – Bảng Sản Phẩm
• 2: Số thứ tự cột cần dò tìm
• 0: Chỉ số tìm kiếm chính xác

Và kết quả sẽ như sau:

Cách sử dụng hàm LEN kết hợp hàm LEFT và ví dụ

Có lẽ, hàm LEN là hàm được ít bạn biết tới bởi tính năng sử dụng chỉ là đếm tổng số ký tự có trong chuỗi. Nhưng khi kết hợp với hàm LEFT sẽ giúp bạn được rất nhiều việc. Ví dụ khi bạn muốn tách từ “Tin Học” từ chuỗi “Tin Học Thành Luân” ra thì bạn sẽ phải đếm xem có bao nhiêu ký tự từ “Tin Học” để tách ra. Nhưng khi bạn dùng hàm LEN sẽ không cần phải đếm, việc của bạn là đưa từ “Tin Học” vào để hàm LEN tự đếm giúp bạn.

Chúng ta sẽ có cú pháp hàm LEN như sau: =LEN(text) với text là chuỗi ký tự cần đếm. Dưới đây là ví dụ:

Ta có bảng Mã hàng cần tách những ký tự đầu khác chữ “Tin Học”, rõ ràng chúng ta thấy những ký tự đầu trong cột Mã hàng không cùng số lượng ký tự. Ví dụ chuỗi “ABCDF” và chuỗi “KJIEEEF” cố số lượng ký tự khác nhau, nhưng rất may là trong chuỗi đó có chuỗi “Tin Học” không bị thay đổi. Do đó chúng ta có thể xử lý được bài toán dựa vào hàm LEN và hàm LEFT, bài toán này cần tư duy một chút, bạn có thể thấy khi lấy tổng số ký tự trong chuỗi trừ đi số lượng ký tự “Tin Học” là sẽ ra số lượng ký tự có trong chuỗi còn lại đúng không nào? Nên chúng ta cần 1 công thức có đủ 3 thứ sau:

Tổng số ký tự trong chuỗi ban đầu: =LEN(chuỗi ban đầu)

Tổng số ký tự trong chuỗi “Tin Học”: =LEN(“Tin Học)

Tổng số ký tự còn lại: = Tổng số ký tự trong chuỗi ban đầu – Tổng số ký tự trong chuỗi “Tin Học” – 1

Và công thức sẽ là:

Công thức: =LEFT(C4,LEN(C4)-LEN(“Tin Học”))

Công thức này khá rõ ràng rồi nên mình sẽ không giải thích thêm, bạn có thể tham khảo kết quả dưới đây, nếu bị sai kết quả hãy kiểm tra lại công thức có bị thiếu dấu phẩy, dấu đóng mở ngoặc kép không nhé!

Cách sử dụng hàm FIND kết hợp hàm LEFT và ví dụ

Phần này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng hàm tìm kiếm FIND kết hợp với hàm LEFT. Hàm FIND là một hàm tìm kiếm vị trí của ký tự cụ thể nào đó trong một chuỗi với cú pháp như sau: =FIND(find_text, within_text, [start_num]) trong đó:

• find_text: Ký tự cần tìm kiếm trong 1 chuỗi
• within_text: Chuỗi ký tự ban đầu
• [start_num]: Vị trí bắt đầu dò tìm trong chuỗi

Hàm FIND kết hợp với hàm LEFT trong trường hợp bạn không thể tách các ký tự bên trái dựa vào số lượng ký tự cần tách. Ví dụ, trong nhiều chuỗi số lượng các ký tự khác nhau, giống với ví dụ phía trên, vẫn có điểm chung nhưng chúng lại nằm ở giữa chuỗi. Nếu lấy tổng số ký tự trong chuỗi trừ đi số ký tự ở giữa chuỗi kết quả sẽ không đúng. Ví dụ ta có chuỗi “Tin học – Thành Luân” mà ta muốn lấy chuỗi ký tự trước dấu gạch ngang ra khỏi chuỗi mà những chuỗi ký tự khác là “Tin Học XX – Thành Luân XX” thì sẽ bị sai do hàm LEFT chỉ lấy được các ký tự nằm bên trái cố định số lượng.

Do đó mà chúng có hàm FIND để tìm kiếm một điểm chung nào đó để có thể trả về kết quả đúng, bước đầu tiên bạn cần làm chính là sửa các dữ liệu cho chúng có một điểm chung trước. Thường thì các dữ liệu này chúng ta thường hay gặp trong các file Excel dữ liệu thô khi xuất file từ hệ thống. Và chúng ta không phải chỉnh sửa nhiều, bạn có thể xem ví dụ dưới đây:

Giả sử ta có ví dụ như ảnh trên cần tách các ký tự bên trái chuỗi đằng trước dấu gạch ngang, nhìn vào ví dụ ta có thể thấy số lượng ký tự đằng trước dấu gạch ngang và cả đằng sau dấu gạch ngang đều không giống nhau do vậy mà hàm FIND lúc này sẽ phát huy tác dụng. Hàm FIND sẽ tìm tới vị trí dấu gạch ngang và sau đó kết hợp với hàm LEFT để lấy ra chuỗi đó. Chúng ta có công thức như sau:

Công thức: =LEFT(C6,FIND(“-“,C6,1)-1)

Giải thích:

• C6: Chuỗi ký tự ban đầu
• “-“: Dấu gạch ngang
• FIND(“-“,C6,1)-1: Vị trí dấu gạch ngang và trừ đi 1 để ra được số lượng ký tự đằng trước dấu gạch ngang

Và kết quả sẽ như dưới đây, bạn có thể tham khảo:

Tải Bài tập hàm LEFT cơ bản

Bạn có thể tải các bài tập hàm LEFT cơ bản tại link sau: Tải Bài tập hàm LEFT cơ bản