Hàm Vlookup trong Excel là gì? Cách sử dụng và ví dụ

Hàm Vlookup trong Excel là một trong những hàm được sử dụng nhiều nhất, một hàm đa năng có thể kết hợp được với rất nhiều hàm khác nhau trong Excel. Đối với những bạn mới, hàm VLOOKUP và một vài hàm khác nữa như một điểm khởi đầu, giống như cái cần phải có vậy. Bạn muốn thành thạo Excel thì trước tiên những hàm cơ bản và những thao tác cơ bản bạn cần phải thực hiện được một cách nhuần nhuyễn trước. Và bài viết ngày hôm nay, Tin Học Thành Luân sẽ giới thiệu tới các bạn về hàm VLOOKUP, cách dùng cùng các ví dụ chi tiết.

Hàm Vlookup trong Excel là gì?

Hàm Vlookup (Vertical Lookup) là hàm tìm kiếm trong Excel, hàm dò tìm dữ liệu một giá trị trong một bảng hoặc một dải ô theo hàng. Bạn cần phải có một cột giá trị như mã hàng hóa và một bảng hàng hóa gồm tên, đơn giá và mang mã hàng hóa đi dò tìm trong bảng hàng hóa kia để lấy ra giá trị tên và đơn giá.

Hàm VLOOKUP tuy đơn giản về cú pháp nhưng khi kết hợp với các hàm khác thì lại rất linh động ví dụ như kết hợp với các hàm IF, hàm MATCH, LEFT, RIGHT, MID,…Khi các bạn làm bài tập nhiều sẽ thấy những hàm này xuất hiện và kết hợp với nhau khá nhiều. Hay nâng cao hơn là những hàm VLOOKUP 2 điều kiện hay VLOOKUP 2 điều kiện trở lên,…

Sức mạnh của hàm VLOOKUP được khai thác khi bạn biết cách dùng nó và bây giờ hãy cùng mình đi tìm hiểu về cú pháp cũng như các ví dụ về cách dùng của nó nào.

Công thức hàm Vlookup trong Excel

Công thức hàm Vlookup có dạng:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Trong đó:

• Lookup_value: Giá trị mà bạn muốn tìm kiếm trong cột bên trái của bảng dữ liệu, Lookup_value có thể là một giá trị hoặc tham chiếu đến một ô
• Table_array: Phạm vi của bảng dữ liệu mà bạn muốn tìm kiếm. Bảng dữ liệu này bao gồm ít nhất hai cột, cột đầu tiên chứa giá trị tìm kiếm, và các cột tiếp theo chứa giá trị mà bạn muốn lấy ra. Bạn có thể sử dụng phạm vi hoặc bảng đã đặt tên và bạn có thể sử dụng tên trong đối số thay vì tham chiếu ô.
• Col_index_num: Số thứ tự của cột trong bảng dữ liệu chứa giá trị mà bạn muốn lấy ra. Số thứ tự này tính từ cột đầu tiên trong bảng dữ liệu.
• Range_lookup: chỉ số xác định cách tìm kiếm. Nếu range_lookup có giá trị TRUE(1) hoặc được bỏ trống, hàm Vlookup sẽ tìm kiếm giá trị gần đúng nhất với giá trị tìm kiếm. Nếu range_lookup có giá trị FALSE(0), hàm Vlookup sẽ tìm kiếm giá trị chính xác nhất với giá trị tìm kiếm.

Cách dùng hàm Vlookup trong Excel

Ví dụ 1: hàm VLOOKUP đơn giản

Giả sử bạn có hai bảng Phiếu Giao Nhận và Bảng Đơn Giá cần điền Tên SP và Đơn Giá lấy từ Bảng Đơn Giá

Đọc thêm: Cách tính đơn giá trong Excel

Bước đầu tiên, bạn cần xác định được đâu là bảng chính và đâu là bảng phụ, bảng chính để điền giá trị, bảng phụ cung cấp thông tin cho bảng chính. Vậy ta xác định được Bảng Phiếu Giao Nhận là bảng chính, Bảng Đơn Giá là bảng phụ.

Bước thứ hai, bạn cần xác định được xem phần lookup_value là gì? Bạn muốn lấy Tên SP thì cần quan tâm tới cột ở phía trái nó bởi hàm VLOOKUP sẽ dựa vào giá trị dò tìm nằm ở bên trái cột cần lấy dữ liệu. Ta xác định được lookup_value chính là Mã SP, cái này bạn cũng có thể nhìn vào yêu cầu đề bài có viết “Căn cứ vào MÃ SP”.

Nhiều bài toán sẽ cần phải sử dụng tới hàm xử lý chuỗi như hàm LEFT, hàm RIGHT hay hàm MID để lấy ra một hay 2 ký tự để có thể lấy được giá trị trong bảng phụ. Do đây là ví dụ đơn giản nên mình sẽ để MÃ SP của 2 bảng giống nhau cho các bạn mới làm có thể hiểu được cách dùng hàm VLOOKUP trước. Sau đó những ví dụ sau sẽ nâng cao hơn và có kết hợp với một số hàm cơ bản khác.

Chúng ta sẽ có công thức sau:

Công thức: =VLOOKUP(A5,$A$12:$B$15,2,0)

Giải thích:

• A5: Mã SP mang đi dò tìm trong Bảng Đơn Giá
• $A$12:$B$15: Vùng dữ liệu Bảng Đơn Giá, chú ý cần cố định vùng bảng này bằng $ để khi ta kéo công thức vùng bảng này sẽ không bị thay đổi.
• 2: số thứ tự cột tính từ bên trái (Cột Mã SP trong Bảng Đơn Giá) và lấy dữ liệu ở cột thứ 2 là cột Tên SP
• 0: Tìm kiếm chính xác

Và bạn đối chiếu kết quả sau xem có đúng với bài không nhé!

Tương tự, chúng ta sẽ có công thức để lấy ra Đơn Giá từ Bảng Đơn Giá dựa vào Mã SP:

Công thức: =VLOOKUP(A5,$A$12:$C$15,3,0)

Đáp án của cột Đơn Giá như sau:

Chắc hẳn, các bạn cũng đã hiểu và biết cách sử dụng hàm VLOOKUP rồi phải không nào? Bây giờ chúng ta sẽ sang phần nâng cao hơn một chút hàm VLOOKUP này đó là kết hợp hàm VLOOKUP với hàm xử lý chuỗi.

Ví dụ 2: Hàm VLOOKUP kết hợp hàm LEFT

Giả sử ta có bảng như hình trên cần điền Tên Mặt Hàng dựa vào Mã MH từ Bảng Đơn Giá, 2 ký tự đầu của Mã HH cho biết Mặt hàng.

Bài tập trên mình đã lược bỏ đi để bạn có thể tập trung làm quen với những hàm cơ bản trước, rồi dần dần ta sẽ nâng cao bằng những hàm phức tạp hơn.

Bài toán trên nhìn 2 bảng có thể thấy cột Mã HH của 2 bảng này không giống nhau, bảng chính có 3 ký tự, bảng phụ cột Mã HH chỉ có 2 ký tự. Nên ta cần phải lấy được 2 ký tự đầu của bảng chính để mang đi dò tìm trong bảng phụ và ở đây chúng ta sẽ dùng hàm LEFT để tách ký tự.

Ta sẽ có công thức như sau:

Công thức: =VLOOKUP(LEFT(A6,2),$A$18:$B$22,2,0)

Giải thích:

LEFT(A6,2): Lấy 2 ký tự đầu của Mã HH để mang đi dò tìm trong Bảng Đơn Giá

$A$18:$B$22: Vùng dữ liệu Bảng Đơn Giá

2: Số thứ tự cột cần lấy giá trị, ở đây là cột Mặt Hàng

0: Tìm kiếm chính xác

Và ta có kết quả của công thức như sau:

Ví dụ 3: Tìm kiếm tương đối hàm VLOOKUP trong Excel

Mình tin chắc rằng, khi đi làm hay còn đi học các bạn rất ít khi sử dụng tới chức năng tìm kiếm tương đối hay tìm kiếm không chính xác này. Một phần chúng ta không hiểu bản chất của nó, một phần chúng ta không thích những thứ phức tạp. Và trong ví dụ này, mình sẽ giới thiệu tới các bạn một ví dụ mà có lẽ sau khi đọc xong các bạn có thể áp dụng ngay vào bài toán mà các bạn đang gặp phải.

Giả sử chúng ta có một bảng Danh sách thi tuyển và một bảng ghi chú xếp loại, yêu cầu cần điền xếp loại vào cột Xếp Loại trong bảng Danh sách thi tuyển. Nếu như bình thường, có thể các bạn đã nghĩ ngay tới dùng hàm IF phải đặt điều kiện tương ứng với khoảng điểm để xếp loại.

Nếu bạn dùng hàm IF vẫn đúng nhưng theo quy tắc của hàm IF lồng thì bạn sẽ cần mất tới n-1 câu lệnh là 3 câu lệnh IF, khá dài phải không nào. Bây giờ bạn chỉ việc dùng công thức hàm VLOOKUP thôi, còn việc xếp loại hãy để cho nó tự lo. Vậy lo như thế nào? Cùng mình xem quá trình dưới đây nhé.

Khi sử dụng theo dạng tìm kiếm tương đối hay tìm kiếm không chính xác, hàm VLOOKUP sẽ dò tìm từ giá trị nhỏ nhất và so sánh với giá trị dò tìm nếu giá trị dò tìm nhỏ hơn sẽ bỏ qua ngược lại nếu lớn hơn sẽ lấy giá trị đó. Ví dụ ở trong bảng trên, bạn “Nguyễn Thái Nga” có điểm trung bình là 6, khi tra trong Bảng Xếp Loại nó sẽ bỏ qua Điểm 0 bởi nó 6 còn lớn hơn cả 5 và do nhỏ hơn 8 nên nó sẽ dừng ở mốc Điểm 5 và điền vào cột Xếp Loại là Trung Bình.

Và chúng ta sẽ có công thức như sau:

Công thức: =VLOOKUP(G7,$A$14:$B$17,2,1)

Và kết quả sẽ như sau:

Những lỗi khi sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel

Lỗi #N/A

Đây là lỗi phổ biến nhất khi sử dụng hàm VLOOKUP. Nó xuất hiện khi giá trị tìm kiếm không được tìm thấy trong phạm vi dữ liệu.Và có 2 nguyên nhân dẫn tới lỗi này:

Một là, giá trị tìm kiếm không tồn tại trong cột được chỉ định để tìm kiếm

Hai là, phạm vi tìm kiếm không được sắp xếp theo cột chứa giá trị tìm kiếm (lookup_value phải ở đầu)

Ba là, Tham số cuối cùng trong hàm VLOOKUP bạn để sai, ví dụ để tìm kiếm chính xác nhưng bạn lại để tìm kiếm tương đối.

Lỗi #REF!

Lỗi này xảy ra khi phạm vi tìm kiếm đã bị thay đổi (do việc chèn hoặc xóa cột) và tham chiếu bị lỗi. Để khắc phục, hãy kiểm tra lại phạm vi tìm kiếm và đảm bảo rằng nó vẫn đúng và không bị thay đổi.

Lỗi #VALUE!

Lỗi này xảy ra khi một trong các tham số trong hàm VLOOKUP không hợp lệ, chẳng hạn như khi giá trị tìm kiếm chứa lỗi hoặc không phải là kiểu dữ liệu số. Để khắc phục, hãy kiểm tra lại các tham số và đảm bảo rằng chúng đúng định dạng và kiểu dữ liệu.

Lỗi #NAME?

Lỗi này xảy ra khi Excel không nhận ra hàm VLOOKUP hoặc không nhận ra tên hàm. Điều này thường xảy ra khi ngôn ngữ hàm đã được định dạng sai hoặc khi tên hàm bị sai chính tả. Hãy kiểm tra lại cú pháp hàm và đảm bảo rằng tên hàm được viết đúng.

Tải về bài tập hàm VLOOKUP từ cơ bản tới nâng cao

Link tải: bài tập hàm vlookup

Bạn tải bài tập về rồi làm, nếu trong quá trình làm bài không hiểu chỗ nào hay không ra hãy để lại bình luận phía dưới bài viết này để đội ngũ team mình sẽ hướng dẫn bạn cách làm nhé!

Như vậy, với 3 ví dụ trên cùng các lỗi hay gặp mình tin chắc rằng các bạn đã có thể hiểu được cách dùng của hàm tìm kiếm này, bạn nên làm nhiều bài tập hàm VLOOKUP hơn để tích lũy được nhiều kinh nghiệm. Hoặc bạn cũng có thể đọc thêm nhiều bài viết hơn tại mục Excel cơ bản của trang web mình hoàn toàn miễn phí và chất lượng.