Các hàm xóa ký tự trong Excel nâng cao áp dụng nhiều trường hợp

Trong Excel, thao tác xóa là một trong những thao tác cần được học đầu tiên đối với những bạn mới. Chúng ta có xóa bằng chuột, bàn phím thì đơn giản nhưng xóa bằng hàm mới thực sự là cách đặc biệt. Bài viết này của mình sẽ chia sẻ các hàm xóa ký tự trong Excel bằng sử dụng nhiều hàm khác nhau.

Nói một cách chính xác hơn thi việc xóa ký tự bằng hàm là sử dụng hàm để xóa đi 1 hoặc nhiều ký tự có trong 1 ô, 1 chuỗi nhất định nào đó. Nếu bạn muốn xóa ký tự hàng loạt thì bạn nên sử dụng đoạn mã Macro để có thể xóa ký tự hàng loạt vừa nhẹ vừa nhanh.

Ký tự trong Excel gồm những gì?

Trong Excel, ký tự bao gồm mọi loại ký tự, từ chữ cái, chữ số, ký tự đặc biệt, đến các ký tự trắng và ký tự xuống dòng. Dưới đây là một số loại ký tự thông thường có trong Excel:

Chữ cái (Alphabets): Bao gồm 26 ký tự từ A đến Z, cả chữ hoa và chữ thường.

Chữ số (Numbers): Bao gồm các ký tự số từ 0 đến 9.

Ký tự đặc biệt (Special Characters): Bao gồm các ký tự đặc biệt như !, @, #, $, %, ^, &, *, (, ), _, -, +, =, {, }, [, ], |, , ;, :, “, ‘, <, >, ,, ., /, ?, và nhiều ký tự khác.

Dấu cách (Whitespace Characters): Bao gồm dấu cách (space), tab và xuống dòng. Ký tự trắng thường xuất hiện khi người dùng nhập liệu hoặc định dạng dữ liệu.

Ký tự xuống dòng (Line Break): Được sử dụng để chia các dòng trong một ô tính toán và thường được nhập bằng cách nhấn phím Enter.

Ký tự đặc biệt định dạng (Formatting Special Characters): Bao gồm các ký tự đặc biệt được sử dụng để định dạng hiển thị dữ liệu trong Excel, như dấu phân cách hàng nghìn (,) hoặc dấu chấm phẩy (.) để làm phân số.

Ký tự tiếng việt và các ngôn ngữ khác: Excel hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và bộ ký tự, bao gồm ký tự tiếng Việt và các ký tự đặc biệt trong các ngôn ngữ khác.

Ký tự trong Excel chủ yếu được sử dụng để nhập liệu, tính toán, định dạng và hiển thị thông tin trong các ô tính toán của bảng tính.

Các hàm xóa ký tự trong Excel nâng cao

Xóa ký tự trong excel bằng hàm Substitute

Cú pháp hàm Subsitute: =SUBSTITUTE(text, old_text, new_text, [instance_num]) trong đó:

• text: chuỗi ký tự ban đầu
• old_text: ký tự cần thay thế
• new_text: ký tự thay thế
• [instance_num]: vị trí

Ví dụ mình có 1 chuỗi tại ô B3: “Máy lạnh SANYO” muốn xóa chữ “SANYO” đi. Chúng ta sẽ áp dụng hàm SUBSTITUTE như sau:

Công thức: =SUBSTITUE(B3, “SANYO”,””)

Giải thích:

B3: Chuỗi ký tự trong ô truyền vào

“SANYO”: Chuỗi ký tự cần loại bỏ

“”: Giá trị rỗng để thay vào chữ “SANYO”

Ở đây, mình không truyền tham số vị trí vào vì ở chuỗi chỉ có 1 vị trí chữ “SANYO”. Kết quả sẽ trả về là “Máy lạnh “, thừa một dấu cách đằng sau chữ “lạnh” vì công thức chỉ thay thế chữ “SANYO” vì vậy bạn hãy thay bằng công thức này: =SUBSTITUE(B3, ” SANYO”,””)

Xóa ký tự trong Excel bằng hàm kết hợp với Find và Search

Đối với nhiều bạn thành thạo về Excel rất hay sử dụng hàm FIND và hàm SEARCH để xử lý dữ liệu dạng chuỗi. Và một trong những công dụng của 2 hàm này đó là tìm kiếm và thay thế khi kết hợp với những hàm xử lý chuỗi khác.

Hai hàm này có nhiệm vụ tìm kiếm ký tự cần thay thế trong chuỗi và sẽ để nhiệm vụ xóa còn lại cho những hàm khác. Mình có một ví dụ như sau:

Ví dụ: Xóa những ký tự đằng sau dấu gạch ngang trên bảng

Nếu chúng ta dùng hàm SUBSTITUTE ở trên chúng ta không thể xóa những ký tự đằng sau dấu gạch ngang như thế này được. Lúc này, chúng ta cần 1 hàm để có thể tìm tới dấu gạch ngang đó rồi lấy đó làm mốc xóa những ký tự đằng sau đi. Vậy chúng ta sẽ phải dùng tới hàm FIND hoặc hàm SEARCH để tìm tới vị trí của dấu gạch ngang sau đó đếm số lượng ký tự đằng sau nó rồi dùng tiếp hàm LEFT để xóa phần kia đi.

Công thức sẽ như sau: =LEFT(B3,FIND(“-“,B3,1)-2) hoặc =LEFT(B3,SEARCH(“-“,B3,1)-2)

Giải thích:

FIND(“-“,B3,1): tìm vị trí dấu “-” trong ô

FIND(“-“,B3,1)-2: trừ đi 2 ký tự để vì dùng hàm FIND sẽ tìm đến vị trí của dấu gạch ngang mà chúng ta đang muốn xóa thành phần đằng sau nó.

LEFT(B3,FIND(“-“,B3,1)-2): Lấy chuỗi ký tự bên trái

Và kết quả sẽ là:

Xóa ký tự trong Excel bằng tìm kiếm và thay thế

Với cách xóa ký tự bằng tìm kiếm và thay thế này bạn có thể xóa hàng loạt các ký tự trong bảng theo một điều kiện nhất định. Được đánh giá là cách nhanh nhất trong tất các hàm xóa ký tự trong Excel.

Giả sử chúng ta có ví dụ như ví dụ trên và vẫn phải xóa các ký tự đằng sau dấu gạch ngang:

Các bạn sẽ làm theo các bước sau đây:

Bước 1: Bấm tổ hợp phím Ctrl + H hoặc vào tab HOME/ Find & Select/ Replace…

Bước 2: Điền -* vào ô “Find What” và để trống ô “Replace with”

Bước 3: Ấn “Replace All”

Giải thích:

dấu * là đại diện cho những ký tự đằng sau dấu gạch ngang

Replace with để trống để xóa ký tự.

Và kết quả vẫn sẽ là:

Xóa ký tự trong Excel bằng hàm Replace

Hàm REPLACE và hàm SUBSTITUE đều giống nhau về chức năng đó là thay thế chuỗi ký tự này bằng chuỗi ký tự khác. Và bổ sung thêm đó là khả năng xóa ký tự nâng cao dành cho các bạn muốn tham khảo về hàm này.

Để học nhiều hàm hơn và ứng dụng thực hành thực tế, bạn hãy tham khảo khóa học Excel online từ cơ bản tới nâng cao của trung tâm Tin học Thành Luân. Hoặc đăng ký combo 2 khóa word và Excel bằng cách nhấp vào ảnh dưới đây:

Cú pháp hàm REPLACE: =REPLACE(old_text, start_num, num_chars, new_text) trong đó:

• old_text: Chuỗi ký tự ban đầu
• start_num: ký tự bắt đầu cần thay thế
• num_chars: số chữ số ký tự cần thay thế tính từ ký tự bắt đầu cần thay thế
• new_text: ký tự cần thay thế

Chúng ta cũng có ví dụ như ví dụ trên và cũng cần phải xóa ký tự đằng sau dấu gạch ngang. Công thức điền vào như sau:

=REPLACE(B3,FIND(“-“,B3,1)-1,LEN(B3)-FIND(“-“,B3,1)+2,””)

FIND(“-“,B3,1)-1: Tìm ký tự dấu gạch ngang rồi trừ đi 1 để về vị trí dấu cách

LEN(B3)-FIND(“-“,B3,1)+2: Tính số chữ số ký tự bắt đầu từ dấu cách tới hết

“”: Giá trị rỗng để thay thế cho các ký tự sau dấu gạch ngang

Hàm REPLACE gần giống với hàm MID về phần đếm số chữ số ký tự và giống với hàm SUBSTITUTE về chức năng. Và kết quả của ví dụ trên sẽ là:

Xóa ký tự trong Excel bằng hàm xử lý chuỗi Left, Right, Mid, Len

Từ những ví dụ trên chúng ta có thể thấy những hàm xử lý chuỗi Left, Right, Mid, Len đều được kết hợp với nhau. Lúc thì kết hợp với hàm FIND, hàm REPLACE, hàm SEARCH,… Khi các bạn sử dụng những hàm này hãy chú ý tới vị trí ký tự đang ở vị trí nào mà thay đổi cho đúng.

Như vậy là Tin học Thành Luân đã chia sẻ tới các bạn các hàm xóa ký tự trong Excel nhiều hàm khác nhau, kết hợp với nhau, hoặc dùng bảng tìm kiếm và thay thế. Hi vọng sẽ bổ sung thêm kiến thức cho các bạn về Excel, nếu có bất cứ thắc mắc hay gặp phải trường hợp tương tự nhưng bạn không xử lý được hãy mạnh dạn bình luận phía bên dưới đây để được hỗ trợ nhé!