Hướng dẫn đặt mật khẩu cho file Excel chi tiết và đơn giản

Trong thế giới công nghệ hiện đại, bảo mật thông tin là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp. Do vậy mà việc đặt mật khẩu cho file Excel là một biện pháp quan trọng giúp bảo vệ dữ liệu quan trọng của bạn khỏi truy cập trái phép. Bài viết này, Tin Học Thành Luân sẽ giới thiệu tới các bạn cách đặt mật khẩu cho file Excel chi tiết nhất.

Thiết lập mật khẩu cho file Excel để làm gì?

Bảo vệ thông tin nhạy cảm: Nếu tài liệu Excel chứa thông tin cá nhân, tài liệu kinh doanh quan trọng, hoặc dữ liệu mật mà bạn không muốn người khác truy cập, mật khẩu sẽ là khóa bảo vệ của bạn.

Ngăn truy cập trái phép: Khi đặt mật khẩu, bạn chỉ cho phép những người có mật khẩu mới có thể mở khóa File. Điều này khá thú vị khi bạn chia sẻ tài liệu qua email hoặc lưu trữ trực tuyến.

Giới hạn quyền truy cập và chỉnh sửa: Bạn có thể thiết lập mật khẩu để ngăn người dùng chỉnh sửa công thức, thêm, xóa hoặc sao chép dữ liệu trong file Excel. Nó sẽ giúp bạn giữ nguyên được các nội dung, công thức mà bạn không muốn cho ai sửa nó.

Phân loại dữ liệu: Bạn có thể sử dụng mật khẩu để phân loại dữ liệu theo mức độ quan trọng hoặc mức độ truy cập, cho phép bạn quản lý tài liệu một cách tổ chức và an toàn hơn.

Giới thiệu công cụ Protect Workbook

Cách đặt mật khẩu cho File Excel

File Excel có mật khẩu khi mở lên sẽ phải nhập mật khẩu cho nó, đồng nghĩa với việc sẽ mở khóa hết các sheet, ô, hàng, cột trong file Excel đó. Đây được gọi là khóa file Excel, khóa toàn bộ file Excel.

Ngoài đặt mật khẩu cho toàn bộ File Excel thì có 5 phần bảo vệ bảng tính khác như: Khóa 1 hoặc nhiều sheet, 1 hoặc nhiều hàng, cột, vùng dữ liệu khác.

Ở phần này, mình sẽ hướng dẫn cách đặt mật khẩu cho toàn bộ file Excel, bạn hãy xem các bước dưới đây để đặt mật khẩu nhé:

Bước 1: Vào File chọn Info, bấm tiếp vào Protect Workbook chọn Encrypt with Password

Bước 2: Đặt mật khẩu cho file Excel

Bước 3: Nhập lại mật khẩu cho file Excel và bấm OK

Sau khi nhập xong mật khẩu bước này cửa sổ làm việc sẽ hiện ra dòng thông báo khi mở file lên sẽ phải nhập mật khẩu nghĩa là các bạn đã thiết lập mật khẩu thành công!

Bước 4: Lưu file Excel lại, tắt file Excel và mở lại xem kết quả

Khi mở file lên, bạn sẽ phải nhập mật khẩu cho File mà vừa đặt mật khẩu xong. Lưu ý, không nên đặt mật khẩu quá dễ nhớ như 123456 hoặc không nên đặt mật khẩu quá dài để tránh bị quên mật khẩu không thể lấy lại được. Do cơ chế mã hóa rất mạnh của Excel khi bạn quên mật khẩu rất khó để lấy lại được. Nên bạn cần cẩn thận và ghi nhớ mật khẩu hoặc ghi mật khẩu đó vào một tờ giấy nào đó để nhỡ quên thì vẫn còn có để xem lại.

Trên đây là cách đặt mật khẩu cho file Excel, tiếp sau đây, mình sẽ giới thiệu tới các bạn cách khóa 1 hoặc nhiều sheet – Protect sheet

Cách khóa một sheet trong Excel bằng mật khẩu

Trong file Excel, Workbook hay bảng tính là lớn nhất, chứa các trang tính hay còn gọi là worksheet. Tuy có rất nhiều worksheet nhưng bạn không thể đặt mật khẩu cùng lúc cho nhiều sheet được, cần phải dùng VBA để giải quyết được vấn đề này. Do không đặt mật khẩu được cho nhiều sheet cùng lúc nên bạn có thể đặt mỗi worksheet một mật khẩu. Để đặt mật khẩu bảo vệ cho worksheet thì các bạn sẽ làm theo các bước như dưới đây.

Bước 1: chọn sheet (bảng tính) mà bạn muốn đặt mật khẩu

Bước 2: Kích chuột phải vào sheet tab chọn Protect Sheet

Bước 3: Điền mật khẩu vào ô Password to unprotect sheet

Bước 4: Nhập lại mật khẩu để xác nhận và bấm OK

Sau khi nhập mật khẩu xong, bạn kiểm tra lại xem đã thiết lập thành công chưa bằng cách xem các thanh công cụ có bị mờ đi hay không hoặc chuột phải vào sheet tab và xem trong các phần tùy chọn có hiện phần Unprotect sheet hay không. Nếu có những dấu hiệu như trên thì bạn đã cài đặt mật khẩu cho sheet (trang tính) thành công.

Như vậy, trên đây mình đã hướng dẫn xong cách đặt mật khẩu cho file Excel, đặt mật khẩu cho sheet, hi vọng các bạn đã hiểu cách làm và thực hiện thành công trên file Excel của mình. Các bạn có thể đọc nhiều kiến thức hơn tại Excel cơ bản hoặc tham gia khóa học Excel online với đầy đủ các kiến thức từ cơ bản tới nâng cao! Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết của mình.