WORD CƠ BẢN
Hướng dẫn in hàng nghìn hợp đồng bằng trộn thư Mail Merge(Step by Step)
In hàng nghìn hợp đồng chỉ bằng một vài bước đơn giản, chắc hẳn mọi người đã và đang làm việc khối văn phòng đặc biệt là nhân viên hành chính nhân sự biết về nó rồi đó là Mail Merge. Biết là một chuyện, thực hành và làm nó như thế nào thì chưa chắc các bạn đã hiểu đúng và làm nó.
Từ các khâu chuẩn bị dữ liệu đầu tiên cho tới lúc in ra như thế nào, bài viết này của mình sẽ giúp các bạn có một cái nhìn tổng quát nhất và biết được các bước để có thể in ra hàng trăm hàng nghìn hợp đồng hoàn chỉnh với Mailing hay trộn thư(Mail Merge).
Ngoài ra, bài viết của mình sẽ hướng dẫn các bạn cách định dạng trường dữ liệu thời gian theo thứ tự ngày tháng năm hoặc năm tháng ngày để các bạn dễ thay đổi với yêu cầu của công ty. Nếu bạn muốn một cách định dạng khác hãy mạnh dạn để lại bình luận xuống phía dưới bài viết này để mình hoặc đội ngũ trung tâm hướng dẫn nhé.
Mục Lục
Giới thiệu về công cụ Mail Merge(Trộn thư hàng loạt)
Mail Merge (Trộn thư) là một công cụ của phần mềm Word được Microsoft sáng tạo và phát triển giúp người dùng soạn thư và gửi đi hàng loạt. Nhờ có công cụ này, thay vì gửi thư hàng loạt thì người dùng đặc biệt là những người đang làm ở vị trí nhân sự đã tạo ra các bản hợp đồng với số lượng hàng nghìn.
Bạn hãy thử tưởng tượng, số lượng công nhân viên của một công ty từ vài trăm tới vài nghìn mà bạn phải điền thông tin từng người một thì sẽ như thế nào. Mail Merge sẽ làm thay việc đó giúp bạn, cái bạn cần chỉ là một bảng dữ liệu thông tin công nhân viên trên Excel và một mẫu hợp đồng đã soạn sẵn để điền thông tin.
Nghe có vẻ rất đơn giản, nhưng các bước làm như thế nào hãy cùng Tin học Thành Luân đi tìm hiểu ngay dưới đây nhé!
Chuẩn bị File dữ liệu (File Excel)
Bước đầu tiên rất quan trọng đó là chuẩn bị file dữ liệu, ở đây là file thông tin của công nhân viên trên Excel. Thông tin trên file Excel cần đầy đủ các trường thông tin như họ tên, địa chỉ, ngày sinh, số điện thoại,… để khi mailing lên file word sẽ không bị thiếu.
Dưới đây, mình có thiết kế sẵn một file thông tin công nhân viên với các trường thông tin, các bạn có thể tham khảo và tải file về để thực hành nhé.
Ở đây, chúng ta đang làm về in hợp đồng hàng loạt nên sẽ có thêm trường lương cơ bản, ngoài ra còn một vài trường dữ liệu khác nữa liên quan tới chuyên ngành nhưng mình sẽ không cho vào mà đại diện một số trường cơ bản. Các bạn có thể dựa vào bảng dữ liệu công nhân viên của công ty bạn để làm cho hoàn chỉnh nhé.
Các bạn tải file thông tin dữ liệu file Excel tại đây.
Chuẩn bị Mẫu trên Word
Bước thứ hai, đó là mẫu hợp đồng lao động để các bạn điền các trường dữ liệu từ file Excel vào. File mẫu Word cần đúng chuẩn theo mẫu của nhà nước ban hành, khi bạn là nhân sự của các công ty nước ngoài nên soạn thành 2 bản tiếng Việt và một bản tiếng nước ngoài. Đồng nghĩa với việc các trường dữ liệu trong Excel cần có bản tiếng Việt và một cột tiếng nước ngoài nữa.
Các bạn có thể tham khảo mẫu hợp đồng lao đồng tại đây.
Hướng dẫn in hợp đồng hàng loạt bằng công cụ Mail Merge
Giả sử chúng ta cần làm hơn một nghìn bản hợp đồng lao động cho công ty, có sẵn mẫu hợp đồng lao động, bảng dữ liệu thông tin bằng Excel. Hãy theo dõi các bước làm dưới đây để nắm rõ và hiểu các bước nhé!
Bước 1: Truy cập công cụ Mailings
Các bạn truy cập Mailings/ Start Mail Merge/ Step-by-Step Mail Merge Wizard
Bước 2: Chọn file Excel dữ liệu thông tin công nhân viên
Khi làm xong bước 1, sẽ xuất hiện bảng chọn bên phải màn hình, các bạn làm theo các bước trên. Ở ảnh trên, bước số 3, sau khi các bạn ấn phím “Browse” sẽ xuất hiện cửa sổ để bạn chọn file Excel thông tin, bạn hãy chọn file Excel thông tin cần chèn.
Tại bước số 5, File Excel của bạn có bao nhiêu sheet sẽ hiển thị ở đây, bạn cần biết được tên sheet ở trong file Excel kia là gì để chọn. Sau khi chọn xong đến bước 6 bạn ấn OK.
Bước 3: Chèn trường dữ liệu vào hợp đồng
Ở bước này, bạn hãy tìm đến các vị trí dữ liệu sẽ bị thay đổi ví dụ như họ tên, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh,… sau đó bạn truy cập thanh công cụ vào Insert Merge Field chọn trường dữ liệu tương ứng. Sau khi chọn trường dữ liệu xong sẽ có dạng như này:
Bước 4: Kiểm tra kết quả
Hoàn thành xong bước số 3 chèn trường dữ liệu, các bạn hãy di con trỏ chuột xuống góc dưới bên phải bấm vào “Next” để đến Step 5. Ở bước này các bạn sẽ thấy hàng loạt những trường dữ liệu bạn vừa điền vào sẽ nhảy dữ liệu được link từ File Excel. Các bạn hãy kiểm tra xem có bị thiếu trường dữ liệu nào hay không hay định dạng chưa đúng.
Ở bước này, bạn hãy kiểm tra bằng cách nhấn nút next(tiến) hoặc Previous(Lùi) để kiểm tra các dữ liệu có được đẩy từ File Excel sang không. Vì nhiều khi dữ liệu trong file Excel sẽ bị lỗi, đặc biệt là dữ liệu ngày tháng. Bạn hãy nhấn vào nút bên cạnh nút tam giác quay bên phải để xem số lượng công nhân viên là bao nhiêu, có khớp với bảng Excel hay không.
Bước 5: In ấn trong Mailing (Trộn thư)
Bạn tiếp tục ấn Next ở góc phải phía dưới màn hình tới Step 6 of 6, ở đây, bạn nhấn vào “Print” sẽ xuất hiện hộp thoại “Merge to Printer”. Có ba tùy chọn cho bạn chọn:
- All: In tất cả, có bao nhiêu công nhân viên thì in bấy nhiêu bản hợp đồng;
- Current record: In bản hợp đồng hiện tại, ví dụ bạn đang ở người lao động số 10 và bạn chọn tùy chọn này sẽ chỉ in ra một bản hợp đồng lao động số 10 này;
- From:…To: In từ số này tới số khác, ví dụ bạn cần in người lao động ở dòng số 5 tới số 10 trong bảng Excel bạn chỉ cần điền 5 vào From và 10 vào To.
Như vậy, có tất cả 5 bước để các bạn có thể hoàn thành in một nghìn bản hợp đồng lao động, thật đơn giản phải không nào, ngay dưới đây sẽ là hướng dẫn nâng cao cho phần định dạng ngày tháng năm trên mẫu hợp đồng trong Word.
Nâng cao: Định dạng ngày tháng năm trong hợp đồng trong Word
Định dạng ngày tháng năm trong mailing khác rất nhiều so với trong Excel, bạn cần phải thêm đoạn code vào để thay đổi được định dạng ngày tháng đó.
Bước 1: bạn chuột phải tại trường dữ liệu thời gian ở đây là trường “Ngày sinh”, sau đó chọn “Edit Field” xuất hiện hộp thoại “Field” chọn tiếp “Field Codes”
Bước 2: bạn điền đoạn code “\@ dd/MM/yyyy” vào sau “MERGEFIELD Ngày_sinh”
Các bạn hãy chú ý phần tháng “MM” phải viết hoa nếu không sẽ gây ra lỗi, nếu không nhớ hãy ghi vào sổ tay của bạn. Hoặc bạn nào hay định dạng ngày tháng trên Excel chỉ cần nhớ phần tháng phải viết hoa rồi thêm 2 ký tự \@ là được. Dấu sổ chéo bạn hãy nhìn kỹ đó là dấu sổ chéo bên trái không phải dấu sổ chéo bên phải như thế này “/”.
Một vài kiểu định dạng bạn có thể ghi chú lại bên dưới đây:
- \# 0 cho các số nguyên được làm tròn
- \# ,0 cho các số nguyên được làm tròn và có dấu phân cách hàng nghìn
- \# ,0.00 cho các số chính xác đến 2 chữ số thập phân, và có dấu phân cách hàng nghìn
- \# $,0 cho số đô la nguyên được làm tròn và có dấu phân cách hàng nghìn.
- \# “$,0.00;($,0.00);’-‘” dùng cho đơn vị tiền tệ với dấu ngoặc quanh số âm và dấu gạch ngang cho các giá trị 0.
Sau khi điền code xong, ấn OK và xem thành quả của bạn. Như vậy, mình đã hướng dẫn các bạn các bước để tạo ra hàng nghìn hợp đồng bằng Mail Merge chỉ với một file Excel dữ liệu và một file mẫu Word rồi. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy để lại bình luận phía dưới này hoặc học thêm nhiều kiến thức tại word cơ bản nhé!
