Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel (Có in đơn hàng tự động)

Bài viết này của Tin Học Thành Luân mục đích chia sẻ tới các bạn phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel để cho các bạn đang hoặc mới bán hàng có thể tối ưu chi phí, cách quản lý của mình.

Quản lý bán hàng không chỉ là bán hàng mà còn là cách quản lý kho hàng của bạn hiệu quả nữa, vì khi nhập và xuất hàng bạn cần cập nhật được số lượng hàng hóa đang tồn kho còn bao nhiêu, sản phẩm nào đang bị hết, sản phẩm nào đang bị hết hạn,… Đó là những gì mà người quản lý cần phải biết nên trong bài viết này Tin học Thành Luân sẽ chỉ ra tầm quan trọng của việc quản lý bán hàng kết hợp quản lý kho hàng là như thế nào.

Phần mềm này có quy mô hướng tới nhà bán hàng là các shop bán hàng tư nhân hay doanh nghiệp nhỏ đều được. Các doanh nghiệp vừa và lớn nên mua những phần mềm có tính chất quy mô lớn hơn, nhiều chức năng hơn phù hợp với doanh nghiệp. Các bạn hãy cứ tham khảo phần mềm của mình, hi vọng sẽ giúp được các bạn quản lý được tốt hơn.

Trước tiên, các bạn cần phải nắm rõ được các khái niệm và các quy trình bán hàng để hiểu được cách vận hành và từ đó ứng dụng phần mềm vào bán hàng đạt hiệu quả tốt nhất.

Quản lý bán hàng là gì?

Quản lý bán hàng là công việc dành cho người đứng đầu chịu trách nhiệm điều phối từ khâu nhập hàng, quản lý tồn kho, xuất hàng, báo cáo nhằm quản lý kịp thời các biến động về số lượng, chi phí. Như đã nói ở trên, người quản lý bán hàng không chỉ quản lý một phần bán hàng tức là xuất hàng mà còn quản lý chặt chẽ phần kho hàng. Điều này giúp cho người quản lý nắm chắc được những gì đang thay đổi đối với kho hàng của mình, dễ dàng quản lý hơn.

Quy trình quản lý kho hàng như thế nào?

Một phần cực kỳ quan trọng nằm trong quy trình quản lý bán hàng đó là quản lý kho hàng. Nhập kho, xuất kho, tồn kho, 3 giai đoạn này đều liên quan mật thiết với nhau. Khi nhập tăng tồn kho tăng, khi xuất tăng, tồn kho giảm, vậy quy trình quản lý kho như thế nào cho hiệu quả, mời bạn xem phần dưới đây.

Giới thiệu phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel miễn phí

Phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel của mình là hoàn toàn miễn phí, mục đích mình tạo ra nhằm giúp các bạn đang kinh doanh shop nhỏ, vừa hoặc doanh nghiệp nhỏ để quản lý dễ dàng hơn. Phần mềm này quản lý hoàn toàn tự động, không có công thức, mình đã dành khá nhiều thời gian để viết code để tạo ra nó.

Với 2 quy trình quản lý mà mình có nói ở trên thì trong phần mềm này áp dụng được 90% vào công việc của các bạn. Chúng ta sẽ đi tìm hiểu phần mềm này của mình có những gì nhé.

Phần mềm quản lý gồm 12 sheets, 8 form, 3 module trong đó quản lý chính là sheet “Kho hàng”.

Bảng danh mục sản phẩm này là khi có sản phẩm mới bạn cần nhập vào bảng danh mục này để khi nhập hàng bạn chỉ cần chọn sản phẩm nó sẽ tự hiển thị thông tin của sản phẩm đó. Hiện tại, sản phẩm đang để 4 loại thông tin:

• Mã sản phẩm: Có thể tự nhập hoặc bạn quét mã vạch từ sản phẩm xuống(nên dùng mã vạch sau này tiện cho việc quét mã vạch in đơn hàng)
• Tên sản phẩm
• Quy cách
• Loại

Đây là form danh mục sản phẩm để các bạn nhập liệu trực tiếp trên form với các nút chức năng thêm, sửa, xóa, thoát. Dấu cộng màu đen để thêm loại sản phẩm ví dụ như “Túi”. Các bạn có thể xem video hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng excel miễn phí nhé.

Bảng quản lý khách hàng gồm các thông tin cơ bản như họ tên, số điện thoại, gmail để tiện chăm sóc và đặc biệt là có thêm cột tích điểm để khi khách hàng mua hàng tùy loại sản phẩm sẽ được tích thêm điểm. Số điểm được sử dụng trong phần mềm sẽ dùng để đổi lấy tiền hoặc trừ vào thanh toán khi khách hàng mua đợt sau.

Giống như form danh mục sản phẩm thì Form quản lý khách hàng cũng sẽ có các chức năng thêm, sửa, xóa, thoát như hình trên. Khi bạn cần sửa hay xóa khách hàng nào chỉ cần chọn dữ liệu từ bảng bên dưới rồi nhấn nút xóa, sửa tự động.

Bảng nhà cung cấp cũng gần giống với bảng quản lý khách hàng, bạn hãy để ý mỗi bảng đều có những mã khách hàng hay mã nhà cung cấp khác nhau. Do bởi nếu có tên trùng nhau thì sẽ có mã số khác nhau để phân biệt.

Bảng quản lý nhân viên bạn cần theo dõi chi tiết vì nhập kho và xuất kho đều sẽ có nhân viên nhận và xuất hay bán hàng.

Và đây là form quản lý nhân viên giống với các form khác, ở đây có thêm một icon tờ lịch để giúp bạn chọn ngày tháng dễ hơn, không phải nhập liệu. Khi bạn bấm vào icon đó nó sẽ có dạng như thế này:

Đây là form quản lý nhập kho bạn có thể chọn sản phẩm từ danh mục sản phẩm, khi chọn ở mã sản phẩm sẽ tự động hiện thị các thông tin tên sản phẩm, quy cách, loại sản phẩm và việc còn lại của bạn là nhập dữ liệu vào những ô còn lại. Sau khi thêm, sửa hoặc xóa trên form dữ liệu ở bảng tồn kho sẽ tự động cập nhật.

Bạn cần chú ý giúp mình phần số lô vì sau này khi bạn xuất hàng bán hàng nó sẽ trừ từ số lô lớn nhất hay ngày nhập từ lâu trước. Tất cả các trường đều được gắn code kiểm tra khi bạn làm bất cứ thao tác nào. Ví dụ khi bạn chưa nhập đủ dữ liệu mà bận ấn nút thêm hoặc sửa nó sẽ hiển thị thông báo bạn cần nhập đủ dữ liệu.

Form xuất kho bạn chỉ được phép chọn mã sản phẩm, điền mã phiếu, số lượng và ấn nút thêm, sửa để xuất kho. Khi bạn chọn quá số lượng hàng tồn trong kho nó sẽ hiển thị thông báo bị vượt quá số lượng có thể xuất hàng được.

Đây là phiếu thanh toán tự động khi bạn quét mã vạch các sản phẩm bán trên quầy:

Sau khi bạn chọn tên khách hàng, nhân viên bán và quét mã vạch sản phẩm có thể sửa được số lượng sản phẩm bạn ấn nút “Phiếu thanh toán” để nó kiểm tra số lượng có đủ để xuất hay không, sau đó bạn ấn In đơn để hiển thị trên bill thanh toán và đồng thời dữ liệu sẽ được đẩy về bảng xuât kho. Và đương nhiên thì bảng tồn kho cũng sẽ được cập nhật tự động.

Sau khi bạn tạo sản phẩm nhập kho ở form xong bạn qua sheet “phiếu nhập kho” để lựa chọn các sản phẩm vừa nhập kho để in phiếu nhập. Mỗi một lần nhập kho có thể có tới vài chục sản phẩm nên mình đã để mã phiếu nhập, bạn chỉ cần chọn phiếu nhập nó sẽ tự động hiển thị phiếu nhập kho với đầy đủ thông tin sản phẩm bạn đã nhập từ phiếu nhập đó.

Bạn có thể tải mẫu phiếu nhập kho tại đây.

Tương tự, sau khi bạn vào form xuất kho và tạo thành công, bạn qua sheet “Phiếu xuất kho” chỉ cần chọn các thông tin như mã phiếu xuất kho, phần mềm sẽ hiển thị giúp bạn những sản phẩm bạn đã xuất hoặc bán đó.

Bạn có thể tải mẫu phiếu xuất kho tại đây.

Link tải phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel

Các bạn tải phần mềm quản lý bán hàng miễn phí(Link google drive): Tại đây

Hi vọng với những chia sẻ và công sức mình đã bỏ ra, có thể giúp ích cho những bạn đang bán hàng, tìm cách để quản lý bán hàng tốt. Nếu có câu hỏi nào hoặc các vấn đề khi các bạn làm việc với phần mềm hãy mạnh dạn để lại bình luận phía dưới bài viết này để mình hoặc các bạn trong đội ngũ team mình sẽ giải đáp thắc mắc. Có thể tham khảo thêm về các bài viết chất lượng khác tại Excel cơ bản nhé!