Hướng dẫn tạo báo cáo động bằng Pivot table từ cơ bản tới nâng cao

Dữ liệu là một tài nguyên quan trọng trong kinh doanh và khoa học. Tuy nhiên, để hiểu rõ thông tin và tạo ra báo cáo chính xác, việc phân tích và tổng hợp dữ liệu thường gặp phải nhiều thách thức. Điều này dẫn đến xu hướng tìm kiếm những công cụ mạnh mẽ hỗ trợ xử lý dữ liệu một cách hiệu quả. Một trong những công cụ phổ biến và quan trọng nhất trong việc xử lý dữ liệu là “Pivot Table” (bảng tổng hợp) trong các phần mềm tính toán và phân tích dữ liệu như Microsoft Excel hay Google Sheets. Bài viết này, Tin học Thành Luân sẽ hướng dẫn bạn cách tạo báo cáo động bằng pivot table từ cơ bản tới nâng cao.

Pivot table là gì?

Khái niệm và lợi ích quan trọng của Pivot Table

Pivot Table là một tính năng mạnh mẽ trong các ứng dụng bảng tính, cho phép bạn thay đổi cách tổ chức và hiển thị dữ liệu một cách linh hoạt. Thông qua Pivot Table, người dùng có thể biến dữ liệu ban đầu từ một bảng dữ liệu phức tạp thành báo cáo tổng hợp, biểu đồ và các thông tin dễ hiểu. Lợi ích của Pivot Table bao gồm khả năng:

• Tóm tắt và tổng hợp dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng.
• Hiển thị dữ liệu theo nhiều góc nhìn khác nhau để phân tích sâu hơn.
• Phát hiện xu hướng và mô hình trong dữ liệu dễ dàng hơn.
• Thực hiện các tính toán phức tạp và trình bày thông tin một cách trực quan
• Cung cấp các báo cáo linh hoạt, dễ dàng điều chỉnh khi có thay đổi dữ liệu.

Cách chọn dữ liệu và tạo Pivot Table đơn giản

Bạn có thể tải ví dụ báo cáo pivot table từ cơ bản tới nâng cao này về để thực hành cùng nhé!

Trước khi tạo Pivot Table, bạn cần chọn dữ liệu phù hợp từ bảng dữ liệu gốc. Có thể chọn từ một số cột hoặc toàn bộ bảng dữ liệu, tùy vào mục tiêu phân tích. Sau đó, để tạo Pivot Table, bạn thực hiện các bước sau:

Bước 1: Mở tab “Insert” hoặc “Data” trên thanh công cụ

Bước 2:  Chọn “Pivot Table” để bắt đầu quá trình tạo Pivot Table

Bước 3: Chọn dữ liệu nguồn mà bạn muốn sử dụng trong Pivot Table.

Table/ Range: Vùng dữ liệu cần trích xuất báo cáo, lưu ý chỉ chọn đến phần tiêu đề

New Worksheet/ Existing Worksheet: Tạo pivot table trên trang tính mới/ tạo pivot table trên trang tính hiện có. Nếu chọn Existing Worksheet thì ô Location sẽ mở để bạn chọn trang tính bạn muốn pivot table trên đó.

Add this data to the Data Model: Thêm dữ liệu nguồn vào mô hình dữ liệu (cái này là phần nâng cao bạn bỏ qua).

Bước 4: Chọn nơi bạn muốn đặt Pivot Table mới (trong trang tính hiện tại hoặc một trang tính mới).

Bước 5: Tích chọn các trường cần hiển thị tại “PivotTable Fields” ví dụ như ở đây mình chọn “Tên hàng” và “Số lượng”

Sau khi hoàn tất các bước trên, Pivot Table sẽ được tạo và hiển thị sẵn sàng để thêm dữ liệu và tùy chọn các trường theo ý bạn muốn. Nếu phần Pivot Fields không hiển thị các tiêu đề thì bạn hãy kiểm tra lại phần dữ liệu nguồn bạn có chọn vùng cả tiêu đề không.

Hiểu cấu trúc của Pivot Table: dòng, cột, giá trị và lọc dữ liệu

Pivot Table có cấu trúc gồm các thành phần chính sau:

• Dòng (Rows): Đại diện cho các dữ liệu trong cột nguồn sẽ được sắp xếp thành các dòng trong Pivot Table. Mỗi giá trị riêng biệt trong cột dữ liệu sẽ tương ứng với một dòng trong Pivot Table.
• Cột (Columns): Đại diện cho các trường dữ liệu trong cột nguồn sẽ được sắp xếp thành các cột trong Pivot Table. Mỗi giá trị riêng biệt trong cột dữ liệu sẽ tương ứng với một cột trong Pivot Table.
• Giá trị (Values): Đại diện cho các giá trị số hoặc dữ liệu cụ thể trong bảng nguồn. Pivot Table sẽ tổng hợp, tính toán hoặc thực hiện các phép tính trên các giá trị này.
• Lọc (Filters): Là một tính năng quan trọng cho phép người dùng lọc dữ liệu trong Pivot Table dựa trên các tiêu chí cụ thể, như giá trị cụ thể, phạm vi, điều kiện logic và nhiều hơn nữa.

Tổ chức dữ liệu trong Pivot Table từ cơ bản tới nâng cao

Cách sắp xếp lại dữ liệu trong bảng nguồn trước khi tạo Pivot Table

Trước khi tạo Pivot Table, việc sắp xếp lại dữ liệu trong bảng nguồn có thể giúp tăng tính hiệu quả và dễ dàng sử dụng của Pivot Table. Điều này bao gồm:

• Sắp xếp các cột dữ liệu theo thứ tự phù hợp, để Pivot Table hiển thị dữ liệu theo cách tổ chức logic.
• Loại bỏ các dòng dữ liệu trống hoặc không cần thiết, giúp giảm sự phức tạp và làm cho Pivot Table trở nên tối ưu hơn.

Thay đổi kiểu tính toán: tổng, trung bình, min, max, đếm…

Một trong những tính năng quan trọng của Pivot Table là khả năng tính toán trên dữ liệu. Có những phép tính có thể áp dụng trong Pivot Table, bao gồm:

• Tổng (Sum): Tính tổng các giá trị dữ liệu trong Pivot Table.
• Trung bình (Average): Tính giá trị trung bình của các giá trị dữ liệu.
• Tối thiểu (Min): Tìm giá trị nhỏ nhất trong các giá trị dữ liệu.
• Tối đa (Max): Tìm giá trị lớn nhất trong các giá trị dữ liệu.
• Đếm (Count): Đếm số lượng các giá trị dữ liệu (không tính các giá trị trống).

Bạn muốn thay đổi cách tính toán, chỉ cần vào trường Value chọn Sum of số lượng rồi chọn tiếp Value Field Settings và chọn hàm thống kê mà bạn muốn.

Nhóm và phân loại dữ liệu

Cách nhóm dữ liệu thành các khoảng giá trị

Trong Pivot Table, người dùng có thể nhóm dữ liệu số thành các khoảng giá trị để tạo ra báo cáo tổng hợp dễ hiểu hơn. Điều này có thể thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn cột dữ liệu số mà bạn muốn nhóm.

Bước 2: Chọn “Group” (Nhóm).

Bước 3: Xác định các khoảng giá trị bạn muốn nhóm dữ liệu vào.

Sau khi thực hiện các bước trên, Pivot Table sẽ tổ chức dữ liệu thành các nhóm giá trị theo yêu cầu của bạn.

Phân loại dữ liệu bằng các trường trợ giúp

Trường trợ giúp (helper field) là các trường dữ liệu được thêm vào bảng nguồn trước khi tạo Pivot Table để phân loại và nhóm dữ liệu một cách hiệu quả. Một số trường trợ giúp hay dùng bao gồm:

• Trường ngày (Date): Dùng để phân loại dữ liệu dựa trên ngày và thời gian.
• Trường tháng (Month): Dùng để nhóm dữ liệu theo các tháng trong năm.
• Trường năm (Year): Dùng để nhóm dữ liệu theo các năm.
• Trường danh mục (Category): Dùng để phân loại dữ liệu thành các danh mục cụ thể.

Việc sử dụng các trường trợ giúp giúp tăng tính linh hoạt và tùy chỉnh của Pivot Table.

Sử dụng tính năng lọc và lọc nâng cao

Lọc dữ liệu trong Pivot Table

Lọc dữ liệu trong Pivot Table cho phép bạn tạm thời ẩn hoặc hiển thị các dữ liệu cụ thể dựa trên các tiêu chí xác định. Nó giúp bạn chọn những thông tin cần thiết để thực hiện phân tích dữ liệu một cách chính xác. Để lọc dữ liệu trong Pivot Table:

Cách 1: Lọc trực tiếp trên các trường có sẵn

Bước 1: Kích chuột vào mũi tên quay xuống tại trường bên tay phải sẽ xuất hiện bảng lọc như ảnh trên(hình thứ 2)

Bước 2: Chọn lọc theo điều kiện mà bạn muốn

Cách 2: Lọc dữ liệu bằng cách gắn lọc trên bảng tính

Bước 1: Kéo trường dữ liệu từ vùng bên trên vào vùng “Filters” sẽ xuất hiện bảng lọc trên ô A1

Bước 2: Bấm mũi tên quay xuống “Filter” (Bộ lọc) và sau đó chọn giá trị bạn muốn hiển thị hoặc ẩn.

Sử dụng bộ lọc nâng cao để tùy chỉnh dữ liệu hiển thị

Bộ lọc nâng cao trong Pivot Table cho phép áp dụng nhiều tiêu chí lọc cùng một lúc để tùy chỉnh dữ liệu hiển thị theo ý muốn. Điều này giúp phân tích dữ liệu từ nhiều khía cạnh và thu thập thông tin một cách linh hoạt. Các bước để sử dụng bộ lọc nâng cao:

Bước 1: Bấm vào mũi tên quay xuống tại phần lọc

Bước 2: Chọn các tùy chọn lọc theo điều kiện Lable hoặc Value đối với trường dữ liệu ký tự chữ, Number đối với ký tự số

Bước 3: Xác định các tiêu chí lọc và giá trị phù hợp với nhu cầu phân tích của bạn.

Nếu bạn muốn học cách lọc nâng cao, xây dựng biểu đồ chuyên nghiệp đẹp mắt và báo cáo tự động hãy tham khảo khóa học Excel online từ cơ bản tới nâng cao để học được rất nhiều kiến thức tổng hợp có chọn lọc của Tin học Thành Luân nhé!

Xây dựng Pivot Table đa chiều

Hiểu về Pivot Table đa chiều và khái niệm các chiều dữ liệu (dimensions) và đối số (metrics)

Pivot Table đa chiều (Pivot Table multidimensional) là một phiên bản mở rộng và phức tạp hơn của Pivot Table thông thường. Nó có thể thêm nhiều chiều dữ liệu và đối số vào Pivot Table, từ đó tạo ra các báo cáo phức tạp hơn và phân tích dữ liệu một cách chi tiết. Trong Pivot Table đa chiều, các chiều dữ liệu (dimensions) là các thuộc tính của dữ liệu, trong khi các đối số (metrics) là các con số được tính toán và được hiển thị trong Pivot Table.

Để dễ hiểu hơn, các bạn hãy nhớ đa chiều ở đây là phần Rows(hàng) và Column(cột) sẽ có nhiều trường dữ liệu hơn. Và bạn cần nhớ những giá trị có thể tính toán được bạn phải cho vào vùng “Value” còn lại phần tiêu đề, tên hàng bạn cho vào vùng “Row” hoặc “Column“.

Xây dựng báo cáo phức tạp hơn bằng việc thêm nhiều chiều dữ liệu và đối số

Để xây dựng báo cáo phức tạp hơn bằng cách sử dụng Pivot Table đa chiều, người dùng cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chọn các chiều dữ liệu (dimensions) mà bạn muốn thêm vào Pivot Table. Có thể là các trường dữ liệu về thời gian, địa điểm, danh mục…

Bước 2: Chọn các đối số (metrics) mà bạn muốn tính toán và hiển thị trong Pivot Table. Đối số có thể là tổng, trung bình, min, max…

Bước 3: Tùy chỉnh báo cáo bằng cách kéo và thả các chiều dữ liệu và đối số vào các vị trí phù hợp trong Pivot Table.

Sau khi hoàn tất các bước trên, Pivot Table đa chiều sẽ hiển thị các thông tin phân tích phức tạp và chi tiết hơn.

Tính toán bằng các hàm khác nhau

Tạo các trường tính toán mới trong Pivot Table

Trong Pivot Table, bạn có thể tạo các hàm tính toán mới để mở rộng khả năng phân tích và hiển thị dữ liệu báo cáo. Tính năng này rất hữu ích khi bạn muốn thực hiện các phép tính phức tạp trên bảng dữ liệu. Để tạo các hàm tính toán mới:

Bước 1: Chọn dữ liệu bạn muốn tính toán trong bảng nguồn hoặc Pivot Table.

Bước 2: Mở tab “Pivot Table Analyze” chọn “Fields, Items & Sets” và chọn “Calculated Field” (trường tính toán).

Bước 3: Đặt tên cho trường tính toán và nhập công thức tính toán.

Bước 4: Nhấn ok

Sử dụng các hàm tính toán trong excel để tùy chỉnh dữ liệu báo cáo

Trong Pivot Table, bạn có thể sử dụng các hàm để thêm các giá trị tính toán mới vào báo cáo. Công thức tính toán có thể sử dụng các hàm toán học, hàm logic và các hàm thống kê khác để tạo ra các thông tin cần thiết. Các công thức phổ biến bao gồm:

• Tổng của hai hoặc nhiều cột dữ liệu.
• Phần trăm thay đổi giữa các giá trị dữ liệu.
• Đánh giá các giá trị dữ liệu dựa trên phạm vi được xác định.

Việc sử dụng các hàm vào tính toán giúp Pivot Table hiển thị thông tin phân tích một cách chính xác và đầy đủ.

Tạo báo cáo biểu đồ trong pivot table

Tạo biểu đồ từ dữ liệu của Pivot Table

Một trong những cách phổ biến nhất để hiển thị dữ liệu trong Pivot Table là sử dụng biểu đồ. Biểu đồ giúp người dùng có một cách nhìn trực quan về toàn bộ dữ liệu và hiểu rõ hơn về các biến động trong dữ liệu. Để tạo biểu đồ từ dữ liệu của Pivot Table:

Bước 1: Bấm vào bảng dữ liệu của bạn

Bước 2: Mở tab “Pivot table analyze”

Bước 3: Chọn Pivot Chart

Bước 4: Chọn kiểu biểu đồ mà bạn muốn hiển thị

Hiển thị dữ liệu dưới dạng biểu đồ để phân tích và trình bày thông tin một cách trực quan

Sử dụng biểu đồ trong Pivot Table giúp người dùng trình bày thông tin một cách trực quan và hấp dẫn. Biểu đồ giúp dễ dàng so sánh giữa các giá trị với nhau. Một số loại biểu đồ hay được sử dụng nhất trong các báo cáo chuyên nghiệp bao gồm:

• Biểu đồ cột (Column chart): Hiển thị dữ liệu dưới dạng cột dọc.
• Biểu đồ dòng (Line chart): Hiển thị dữ liệu dưới dạng đường cong.
• Biểu đồ hình bánh (Pie chart): Hiển thị tỷ lệ phần trăm của các giá trị so với tổng số.
• Biểu đồ đường (Area chart): Hiển thị dữ liệu dưới dạng diện tích.

Khi tích hợp Pivot Table với biểu đồ, người dùng có thể dễ dàng nắm bắt thông tin quan trọng và trình bày kết quả phân tích một cách súc tích và trực quan. Nếu bạn muốn học cách lọc nâng cao, xây dựng biểu đồ chuyên nghiệp đẹp mắt và báo cáo tự động hãy tham khảo khóa học Excel online từ cơ bản tới nâng cao để học được rất nhiều kiến thức tổng hợp có chọn lọc của Tin học Thành Luân nhé!

Pivot Table và báo cáo tự động

Sử dụng tính năng tự động làm mới dữ liệu khi có thay đổi

Trong môi trường doanh nghiệp và phân tích dữ liệu, dữ liệu thường thay đổi theo thời gian. Để đảm bảo báo cáo luôn cập nhật với dữ liệu mới nhất, Pivot Table có tính năng tự động làm mới dữ liệu khi có sự thay đổi trong bảng dữ liệu. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác của báo cáo.

Tự động cập nhật báo cáo khi có dữ liệu mới

Ngoài việc tự động làm mới dữ liệu, Pivot Table cũng cho phép người dùng tự động cập nhật báo cáo khi có dữ liệu mới được thêm vào bảng nguồn. Nó giúp giữ cho báo cáo luôn luôn trong trạng thái được cập nhật và phản ánh những thay đổi mới nhất trong dữ liệu.

Chỉnh giao diện Pivot Table chuyên nghiệp đẹp mắt

Thay đổi kiểu dữ liệu, màu sắc và bố trí của Pivot Table

Một trong những yếu tố quan trọng để tạo ra báo cáo chuyên nghiệp và đẹp mắt nhất là chỉnh sửa giao diện của Pivot Table. Người dùng có thể thay đổi kiểu dữ liệu, màu sắc và bố cục của Pivot Table để phù hợp với mục đích và yêu cầu của báo cáo.

Tùy chỉnh tiêu đề và chú thích

Để báo cáo trở nên chuyên nghiệp và rõ ràng hơn, bạn có thể thay đổi tiêu đề và chú thích của Pivot Table. Tiêu đề và chú thích giúp mô tả thông tin trong Pivot Table và cung cấp các thông tin cần thiết để hiểu rõ hơn về nội dung báo cáo.

Các bí quyết trong việc sử dụng Pivot Table

Thủ thuật và bí quyết giúp tối ưu hóa quy trình xử lý dữ liệu

Khi sử dụng Pivot Table, có một số thủ thuật và bí quyết giúp tối ưu hóa quy trình xử lý dữ liệu. Một số thủ thuật phổ biến bao gồm:

• Sử dụng “Pivot Table Cache“: Cache (bộ nhớ đệm) giúp tăng tốc độ xử lý dữ liệu khi có nhiều Pivot Table trên cùng một bảng nguồn.
• Sử dụng “Slicers“: Slicers là các nút lọc dữ liệu nhanh chóng và tiện lợi, giúp người dùng dễ dàng điều chỉnh dữ liệu hiển thị.
• Tùy chỉnh cấu trúc Pivot Table: Điều chỉnh cấu trúc của Pivot Table giúp trình bày thông tin một cách chính xác và dễ đọc hơn.

Sử dụng các tính năng ẩn hay hiển thị dữ liệu để tăng tính tương tác

Để làm cho Pivot Table trở nên linh hoạt và tương tác hơn, người dùng có thể sử dụng các tính năng ẩn hay hiển thị dữ liệu. Nó giúp tập trung vào các thông tin quan trọng và tránh sự phức tạp của báo cáo khi cần thiết.

Như vậy, Pivot table là một công cụ báo cáo động rất mạnh mẽ với tất cả các lợi ích, tính năng cực quan trọng. Bài viết pivot table từ cơ bản tới nâng cao của Tin học Thành Luân hi vọng sẽ giúp các bạn có thể tự tạo ra một báo cáo động với đa dạng các thành phần như biểu đồ, công thức,… Nếu có thắc mắc hay gặp vấn đề về báo cáo khi sử dụng pivot table hãy để lại bình luận trên bài viết này hoặc đọc thêm nhiều bài viết về Excel tại Excel cơ bản.