Tải về mẫu bảng chấm công 2023 miễn phí ca ngày đêm tính toán tự động

Trong môi trường doanh nghiệp, bảng chấm công luôn là đề tài mà mọi người quan tâm đặc biệt là những người làm ở vị trí quản lý nhân sự. Bảng chấm công ghi lại các sự kiện, thời gian làm việc của người lao động trong doanh nghiệp, cửa hàng,…một cách chi tiết và trực quan để từ đó làm căn cứ tính lương thưởng. Bài viết này của Tin Học Thành Luân chia sẻ tới các bạn chi tiết về quản lý bảng chấm công, thông tin bên trong nó và link tải mẫu bảng chấm công 2023.

Ngày nay, xã hội công nghệ hiện đại phát triển, các phần mềm có chức năng ghi dữ liệu thời gian làm việc của người lao động, trích xuất từ các máy chấm công rất thông minh. Điều này tiết kiệm thời gian rất nhiều cho người quản lý khi bạn chỉ cần quản lý chặt chẽ phần chấm công trên máy chấm công rồi kết xuất dữ liệu trên đó. Nhưng nhiều công ty có máy chấm công có hạn chế trong việc kết xuất ra bảng chấm công, đòi hỏi chức năng nhiều hơn mà dữ liệu kết xuất ra không đủ. Nên bảng chấm công bằng Excel vẫn là một lựa chọn ưu tiên, không mất phí và luôn có thể sửa bất cứ lúc nào.

Giới thiệu bảng chấm công

Bảng chấm công là bảng tính ghi lại thời gian làm việc ngày công/ giờ của người lao động và tính toán trên đó bằng công cụ Excel. Bảng chấm công hiển thị trực quan thể hiện trên các con số của các ngày trên một tháng, ví dụ như người A nghỉ phép ngày 10 sẽ hiển thị chữ cái đại diện cho nghỉ phép trên đó. Đồng thời định dạng ô đó cũng sẽ đổi sang màu gì đó để người xem có thể thấy ngay được ngày nghỉ đó hoặc các ngày nghỉ khác.

Mẫu bảng chấm công có thể có nhiều thông tin nhưng chủ yếu vẫn là để theo dõi ngày đi làm và ngày nghỉ của người lao động trong tháng. Ngoài ra, căn cứ vào bảng chấm công mà doanh nghiệp, công ty này có thể tính toán tiền lương, ngày nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội trong một tháng chính xác nhất.

Tùy vào mỗi đơn vị, doanh nghiệp mà ta có bảng chấm công theo ca, theo tháng, ca sáng, ca chiều, ca tối,…Những điều kiện như này sẽ phụ thuộc vào công ty của bạn phân chia theo những ca nào để từ đó có thể chọn hình thức chấm công phù hợp.

Bảng chấm công được thiết kế bởi Tin Học Thành Luân là chấm công theo ca ngày, ca đêm, ca hành chính và khá chi tiết với các chức năng tính toán tự động, bôi màu thứ 7 chủ nhật, tự động cập nhật thời gian,…Áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, đảm bảo tính minh bạch và công bằng cho việc tính ngày công thực tế để trả lương cho người lao động.

Bảng chấm công được làm bằng công cụ Excel, rất nhẹ được tối ưu về công thức, định dạng file. Việc quản lý của các bạn chỉ là hằng ngày điền vào những ký hiệu nghỉ phép, ốm, thai sản,…

Mẫu bảng chấm công năm 2023

Quy định về mẫu bảng chấm công

Theo điều 9 Thông tư 200 và điều 10 Thông tư 133:

“- Các chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn (không bắt buộc) doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu và phải đảm bảo cung cấp những thông tin theo quy định của Luật Kế Toán và các văn bản hướng dẫn Luật Kế Toán.

– Hoặc áp dụng theo biểu mẫu ban hành kèm theo phụ lục số 3 Thông tư 200.”

Như vậy: Doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu bảng chấm công. Dưới đây sẽ là những chức năng có trong mẫu bảng chấm công mà Tin Học Thành Luân tự thiết kế. Thiết kế dựa vào các nhu cầu thực tế của các doanh nghiệp như chấm công theo các ca linh động, bôi màu thứ 7 chủ nhật.

Bôi màu thứ 7 và chủ nhật

Khi chuyển sang tháng mới việc bạn làm là copy một bảng chấm công mới từ mẫu và xóa dữ liệu cũ trong đó đi rồi nhập vào tháng mới. Bảng sẽ tự nhảy thứ ngày tháng đồng thời bôi màu 2 ngày thứ 7 màu xanh lá cây và màu vàng đối với ngày chủ nhật.

Việc định dạng màu cho 2 ngày này để phân biệt với các ngày thường trong tuần dễ thấy được số giờ làm việc của người lao động trong 2 ngày này. Vì thường ngày tăng ca thứ 7 và chủ nhật sẽ được nhân với hệ số cao hơn ngày thường.

Ở đây, mình đã sử dụng công cụ định dạng có điều kiện – Conditional formating để tự động bôi màu khi thứ thay đổi. Bạn có thể tham khảo thêm khóa học Excel online từ cơ bản tới nâng cao sẽ có phần làm bảng công chi tiết nhất.

Bạn có thể tham khảo công thức định dạng có điều kiện dưới đây:

Bước 1: Bôi đen toàn bộ vùng bảng chấm công từ ngày mùng 1 tới cuối bảng ngày 31

Bước 2: Chọn Conditional Formating trên thanh công cụ và bấm chọn Manager Rules

Bước 3: Bấm chọn công thức điều kiện định dạng

Sau khi xong bước này sẽ xuất hiện công thức bôi màu thứ 7:

Công thức tham khảo: =IF(OR(OFFSET(H$4, 0, 1) = “Chủ nhật”, H$4 = “T. Bảy”,    OFFSET(H$4, 0, -3) = “T. Sáu”), TRUE, FALSE)

Tự động nhảy thứ, ngày, tháng

Bảng chấm công được thiết kế nhảy ngày tháng thứ tự động khi sang tháng mới nên bạn sẽ không cần phải bôi màu hoặc điền lại các thứ ngày công trong tháng đó.

Công thức tính ngày nghỉ, số công trong tháng tự động

Các ngày nghỉ, số công thực tế trong tháng đều được tính toán tự động viết bằng công thức, bạn không cần thay đổi công thức này. Trong đó có nhiều công thức mảng để tính toán các giờ tăng ca, tăng ca thứ 7 hoặc chủ nhật.

Cách nhập ngày hành chính, tăng ca ca ngày đêm

Bảng chấm công của mình thiết kế một ngày có 2 cột hành chính và tăng ca nên khi nhập ca hành chính bạn chỉ cần điền số giờ 1 ngày của người lao động làm vào cột hành chính. Ví dụ HC: 8, TC: 0.

Ca ngày

Trong bảng mình quy định ca ngày ký hiệu là D (Day) và do quy định pháp luật không tăng ca quá 4 giờ trong một ngày. Ví dụ ca ngày tăng ca 2 tiếng thì sẽ điền như sau:

• Cột hành chính: D8
• Cột tăng ca: D2

Ca đêm

Tương tự ca ngày thì ca đêm sẽ ký hiệu là N (Night). Ví dụ ca đêm tăng ca 2 tiếng sẽ điền như sau:

• Cột hành chính: N8
• Cột tăng ca: N2

Cách nhập ngày nghỉ, lễ tết

Trong bảng chấm công này, mình có viết ký hiệu các chữ đại diện cho các ngày nghĩ, lễ tết như sau:

Cách điền ngày nghỉ vào bảng như sau:

Ví dụ bạn nghỉ phép năm nửa ngày bạn sẽ điền vào cột hành chính là A4 và cột tăng ca là 0 hoặc bạn nghỉ ốm 1 ngày thì điền vào cột hành chính là S8 và cột hành chính là 0.

Từ đó công thức tính các ngày nghỉ lễ, ốm, nghỉ việc riêng sẽ tự động tính toán giúp bạn.

Tải về mẫu bảng chấm công năm 2023

Link tải: Tải về mẫu bảng chấm công năm 2023 bằng Excel

Bạn nào từ Kênh Youtube Tin Học Thành Luân qua link này tải tại đây: Tải về mẫu bảng chấm công

Bạn tải file về bằng đường link phía trên và thử áp dụng với quy định chấm công của công ty bạn. Nếu có thắc mắc hoặc muốn thay đổi theo yêu cầu của công ty bạn hãy để lại bình luận dưới bài viết này. Mình sẽ giải đáp giúp bạn, hỗ trợ, hoặc có thể đọc thêm nhiều bài viết chất lượng khác tại mục Excel cơ bản của mình. Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết!